Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث فرع شركة تشايناريلواي الثامنة عشر بيرو جروب كومباني عن سكرتير مؤهل للانضمام إلى فريقها في الرياض. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

يتولى شاغل الوظيفة مجموعة من المهام الإدارية الأساسية، بما في ذلك:

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب المحددة.
• تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، بالإضافة إلى استلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأفراد المعنيين.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، وتسجيلها، وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال اللازمة.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ويسهل الوصول إليه.

المؤهلات والخبرات

لشغل هذا الدور، يجب أن يمتلك المرشح المؤهلات والخبرات التالية:

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في منصب سكرتير أو مساعد إداري.
• القدرة على كتابة الوثائق وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار بفعالية.
• مهارات ممتازة في تنسيق المشاريع الأساسية وإدارة جداول الأعمال.

المهارات والكفاءات

يتطلب الدور مجموعة من المهارات الأساسية لضمان الأداء المتميز، منها:

• إتقان مهارات الكتابة السريعة (الاختزال) والدقة في النسخ والمراجعة.
• مهارات تواصل شفهي وكتابي قوية.
• قدرة تنظيمية عالية وإدارة فعالة للوقت والمواعيد.
• التعامل الاحترافي مع المكالمات الهاتفية والزوار.
• القدرة على إنشاء وصيانة أنظمة حفظ الملفات والسجلات.

بيئة العمل

يقع مقر العمل في الرياض، المملكة العربية السعودية، وهو دور بدوام كامل يتطلب التواجد في المكتب. سيعمل شاغل الوظيفة ضمن بيئة ديناميكية، مقدماً الدعم المباشر للإدارة لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية.

معلومات إضافية

الراتب لهذا المنصب غير معلن. ندعو المرشحين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم.