Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يسر معهد الخوارزمي العالي للتدريب أن يعلن عن توفر شاغر لوظيفة مساعد إداري للعمل بدوام كامل في مقره بمدينة الطائف، بمنطقة مكة المكرمة. يضطلع شاغل هذا الدور بمسؤولية محورية في دعم العمليات الإدارية اليومية، وضمان سير العمل بكفاءة وفعالية، من خلال متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر، وتنظيم أعمال البريد والمواعيد، وإنجاز المهام الإدارية المتعلقة بسلاسة العمل.

المسؤوليات الإدارية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تطبيق القرارات الإدارية.
• إنجاز أعمال الطباعة اللازمة للوثائق والمراسلات الرسمية.
• الرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية الواردة بمهنية.
• تنظيم الملفات الخاصة بالعمل بشكل منهجي.

إدارة المراسلات والوثائق

• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين داخل الوحدة التنظيمية.
• فتح البريد الإلكتروني والرد عليه وفقاً لتوجيهات الرئيس المباشر.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليها واسترجاع المعلومات.

تنسيق وتنظيم الاجتماعات

• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في هذه الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها بدقة.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف المشاركة.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال ذي صلة بالأعمال الإدارية أو السكرتارية.
• القدرة على تنفيذ التعليمات الإدارية ومتابعة المهام بفعالية ودقة عالية.
• مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفاعلية.
• إتقان استخدام برامج الحاسب الآلي الأساسية وتطبيقات المراسلات المكتبية.

معلومات إضافية

هذه الوظيفة بدوام كامل في معهد الخوارزمي العالي للتدريب بمدينة الطائف، مكة المكرمة. نوفر بيئة عمل داعمة تسهم في تطوير المهارات الإدارية. ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة لتقديم طلباتهم للانضمام إلى فريقنا.