Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تعلن مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات عن حاجتها لتعيين سكرتير بدوام كامل في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، والمساهمة في سلاسة العمليات اليومية للمؤسسة من خلال إدارة الوثائق والمكالمات والاجتماعات. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها بما يتوافق مع معايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، فرزها، توجيهها، استلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، تسجيلها، وتوزيعها بفعالية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، تنسيق جداول المشاركين، تحديد أوقات الاجتماعات، تأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان تنظيم جميع المستندات بشكل منهجي.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في الكتابة السريعة وتدوين الملاحظات.
• القدرة على صياغة وتنسيق المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات بدقة.
• مهارات اتصال قوية للتعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بمهنية.
• القدرة على تنظيم وإدارة المواعيد وجداول الأعمال بفعالية.
• مهارات تنظيمية عالية في إدارة الملفات والسجلات.

موقع العمل ونوعه

يقع مقر العمل لهذه الوظيفة في المدينة المنورة، المملكة العربية السعودية. الوظيفة بدوام كامل.

معلومات إضافية

الراتب لهذه الوظيفة غير معلن. ندعو المرشحين المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم.