مدير مكتب📣 إعلان

نظرة عامة على الدور: شركة أدوية ذات سمعة طيبة وتأسيس جيد تقوم بنشاط بتوظيف مدير مكتب لمكتبها في الرياض. سيلعب مدير المكتب دورًا حاسمًا في تقديم الدعم الإداري لمختلف الفرق وضمان سلاسة العمليات المكتبية.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري لفريق المبيعات والتسويق والتجارة.
• إدارة وتنظيم الرحلات والاجتماعات والمؤتمرات (الفواتير والحجوزات والتذاكر، إلخ).
• الإشراف على مستلزمات المكتب والبنية التحتية والموردين.
• إدارة اتصالات البائعين المحليين.
• أداء مهام أخرى كما يوجهها الإدارة العليا.

المؤهلات:

• خبرة مثبتة في الدعم الإداري/المكتبي؛ الخبرة في صناعة الأدوية تعتبر ميزة.
• مهارات تواصل ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• مهارات تنظيم وتخطيط متعددة المهام قوية.
• مهارات تقديم وتقارير صلبة.

يجب أن يكون المتقدمون متاحين لإجراء المقابلات وجهًا لوجه في الرياض. سيتم الاتصال بالمرشحين المناسبين خلال 5 أيام عمل.

المهام الرئيسية:

1. الرد على المكالمات الهاتفية:

   • استقبال جميع المكالمات الداخلية والخارجية بطريقة احترافية ولبقة.

   • تحويل المكالمات إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين بسرعة ودقة.

   • تسجيل الرسائل عند عدم توفر الشخص المطلوب وإيصالها له.

2. خدمة النزلاء:

   • الرد على استفسارات النزلاء المتعلقة بالخدمات، الأسعار، والعروض.

   • التعامل مع الطلبات الخاصة (مثل طلب التنظيف، الصيانة، خدمة الغرف).

   • متابعة الطلبات مع الأقسام المختصة لضمان التنفيذ السريع.

3. الاستقبال والحجوزات عبر الهاتف:

   • استقبال مكالمات الحجز الجديدة أو التعديلات والإلغاءات.

   • التأكد من إدخال بيانات الحجز بدقة في نظام الحجز (Opera أو أي نظام مستخدم).

4. التنسيق بين الأقسام:

   • التواصل المستمر مع الأقسام المختلفة (الاستقبال، التدبير الفندقي، الصيانة، الأغذية والمشروبات) لتلبية طلبات النزلاء.

   • متابعة الطلب حتى تأكيد التنفيذ والرضا.

5. التعامل مع الشكاوى:

   • استقبال الشكاوى أو الملاحظات من النزلاء ومعالجتها بهدوء واحترافية.

   • تصعيد الحالات غير القابلة للحل الفوري إلى المشرف أو المدير المناوب.

6. خدمة الإيقاظ Wake-up Call:

   • تسجيل وتنفيذ مكالمات الإيقاظ في الوقت المحدد بدقة.

7. التوثيق والتقارير:

   • تسجيل المكالمات والطلبات في السجلات اليومية أو النظام الإلكتروني.

   • إعداد تقرير نهاية الوردية يتضمن الملاحظات والطلبات المعلقة.

8. الالتزام بمعايير الجودة:

   • الالتزام بمعايير العلامة الفندقية في أسلوب الرد، اللباقة، واستخدام العبارات الترحيبية الموحدة.

   • المحافظة على السرية التامة لمعلومات النزلاء.

مطلوب موظف استقبال فندقى خبرة 5 سنوات لفندق 4 نجوم  قدرة على التحدث والكتابة باللغة الانجليزية