مساعد إداري

نبحث عن مدير عام او مدير تشغيل لشركة مطاعم وكافيهات ذو خبرة عاليه لتطوير الشركة وتحسينها من جميع النواحي

• الترحيب بالعملاء والزوار بطريقة احترافية وتوجيههم إلى الأقسام المعنية.
• التأكد من تسجيل بيانات الزوار والحفاظ على أمن وسرية المعلومات.
• الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني وتحويلها للجهات المختصة عند الحاجة.
• متابعة البريد الوارد والصادر، وإعداد التقارير الدورية عن الاتصالات والمراسلات.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية والتنسيق مع جميع الأطراف المعنية.
• تجهيز قاعات الاجتماعات، وإعداد الوثائق والعروض التقديمية اللازمة.
• إعداد وصياغة الخطابات الرسمية، التقارير، ومحاضر الاجتماعات والعروض الوظيفية.
• أرشفة المستندات بطريقة منظمة لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• دعم الإدارات المختلفة في تنظيم الملفات، المراسلات، وجدولة المهام اليومية.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية وإبلاغ المعنيين بالمستجدات.
• التعامل مع استفسارات العملاء وتقديم المعلومات المطلوبة حول الخدمات المتاحة.
• معالجة الشكاوى أو تصعيدها إلى الإدارات المختصة لضمان حلها بفعالية.
• أي مهام أخرى يكلف بها مستقبلا ضمن اختصاص العمل.

• المؤهل: دبلوم سكرتارية أو إدارة مكاتب أو تخصص ذو علاقة.
• الخبرة: سنتين خبرة في ذات المجال.

• أداء واجبات الاستقبال والضيافة والدعم المكتبي بما في ذلك الرد على الهواتف وعلاقات الضيوف والفعاليات الداخلية ومبادرات الرفاهية.
• تنسيق ترتيبات السفر وإدارة الجداول الزمنية لقادة المنطقة.
• معالجة وتقديم النفقات لفرق الاستشارات وتطوير الأعمال.
• دعم جهود التحصيل من خلال المتابعة المستمرة على المدفوعات المتأخرة.
• المساعدة في الحسابات المستحقة للبائعين بما في ذلك بدء وإعداد المعاملات على منصات البنوك.
• تنسيق أنشطة معالجة التأشيرات للموظفين في الشرق الأوسط، والتعيينات الجديدة، والانتقالات.
• إدارة الترجمات من خلال البائعين والتعامل مع مهام الترجمة الصغيرة بين الإنجليزية والعربية داخليًا.
• تحديث معلومات الاتصال في نظام إدارة علاقات العملاء.

• أعضاء فريق موجهين نحو الخدمة يشعرون بالفخر في مساعدة الآخرين.
• محققون استثنائيون يجلبون الانضباط والاعتماد على كل مهمة.
• متعددو المهام بشكل رائع الذين يبقون منظمين ويديرون الأولويات المتنافسة بلا عيوب.
• مبادرون استباقيون يتوقعون الاحتياجات ويتخذون زمام المبادرة دون أن يُطلب منهم ذلك.

• وضع مواطن سعودي مع خبرة مهنية ذات صلة لا تقل عن ثلاث سنوات.
• خبرة في معالجة تصاريح العمل والتأشيرات مطلوبة.
• إجادة استخدام Microsoft Word وOutlook وExcel.
• الطلاقة في الإنجليزية والعربية.
• الالتزام بالعمل في الموقع في مكتب غالوب.