مساعد إداري📣 إعلان

مطلوب مساعد إداري تنفيذي
تسعى وكالة تسويق رقمية رائدة في جدة إلى تعيين مساعد إداري تنفيذي استثنائي يتمتع بخبرة قوية في قطاع وكالات التسويق الرقمي. سيكون المرشح المثالي هو الذراع التشغيلي والإداري المباشر للإدارة العليا، مع القدرة على إدارة العملاء والمشاريع والفرق والعمليات اليومية بكفاءة عالية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة العمليات اليومية للمكتب وضمان سير العمل بشكل سلس دون إشراف مباشر.
• تمثيل المدير التنفيذي في الاجتماعات، متابعة القرارات، وإغلاق المهام مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• إدارة مشاريع العملاء من توقيع العقود حتى التسليم النهائي، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والتحسّن.
• التعامل مع ملفات العملاء، والعقود، والفواتير، والمدفوعات، والمراسلات المهنية مع الشركاء والعملاء.
• قيادة مبيعات B2B، التواصل مع العملاء، تقديم الخدمات، تحديد المواعيد، وإغلاق الصفقات.
• إعداد تقارير تنفيذية، تشغيلية، تسويقية، ومالية وتقديمها بشكل احترافي.
• تنسيق مع فرق التصميم، التطوير، التسويق، والإنتاج لضمان تنفيذ المهام في الوقت المناسب.
• تنظيم وإدارة البريد الرسمي، والوثائق الرقمية والمادية، وتسجيل جميع الإجراءات.
• إصدار الفواتير ومتابعة التحصيل وضمان الامتثال للعمليات المحاسبية الداخلية.
• التعامل مع الأمور الحساسة بسرية تامة وبمهارات اتخاذ القرار القوية.
• الظهور في وسائل الإعلام وتمثيل الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي عند الحاجة.

المتطلبات والمؤهلات:

• حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في نفس الدور داخل وكالة تسويق رقمية (شرط إلزامي).
• فهم عميق لدورة حياة المشروع في وكالات التسويق (إدارة العملاء - التسليم - النتائج - التقارير).
• خبرة مثبتة في مبيعات B2B وإغلاق الصفقات الشركات.
• خبرة عملية في المحاسبة الأساسية، وإعداد الميزانيات، والتقارير المالية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية وقيادية ممتازة.
• مهارات متقدمة في إدارة الوقت والتنظيم.
• القدرة على العمل تحت الضغط، والتعامل مع مهام متعددة، والتكيف مع الأولويات المتغيرة بسرعة.
• إجادة استخدام Notion، منصات CRM، Google Workspace، وMicrosoft Office.
• شخصية قوية وواثقة قادرة على اتخاذ القرارات بدون تردد.

المزايا:

• راتب شهري ثابت.
• بيئة عمل احترافية مع التعلم المستمر.
• فرص للنمو القيادي وتمثيل الإدارة.
• حوافز قائمة على الأداء والمبيعات.
• يومان عطلة في الأسبوع.

مطلوب فقط المرشحين ذوي الخبرة السابقة المثبتة في وكالة تسويق رقمية.

مساعد باحث، تجميع بيانات

الهدف من الوظيفة: مساندة مسؤول المشتريات في تنظيم العمليات الشرائية، وتوثيق المستندات، وتحديث الملفات الخاصة بالأسعار والمصاريف، بهدف تخفيف الضغط العملي وتحسين كفاءة العمل الإداري داخل القسم.

المهام والمسؤوليات:

• تجهيز بيانات طلبات الشراء بالتنسيق مع مسؤول المشتريات.
• التواصل مع الموردين لجمع عروض الأسعار ومتابعة الطلبات إداريًا.
• متابعة الفواتير وسندات الاستلام، والتأكد من توثيقها وتصنيفها.
• تنظيم سجل Excel الخاص بالمشتريات وتحديثه باستمرار.
• استخدام ملف الأسعار المشترك مع قسم التسعير لمطابقة الأسعار.
• أرشفة الفواتير والمستندات ورقيًا وإلكترونيًا.
• التنسيق مع قسم المحاسبة لضمان تسليم الفواتير في الوقت المناسب.
• إعداد تقرير أسبوعي مبسط يتضمن ملخص المشتريات.
• المساعدة في حل المشكلات الإدارية المتعلقة بالتأخير أو اختلاف الكميات.

المؤهلات والمتطلبات:

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصًا Excel.
• مهارات عالية في التنظيم والإدارة.
• معرفة بإجراءات المشتريات والفواتير.
• إتقان اللغة العربية ومهارات متوسطة في الإنجليزية.