وظائف مساعد إداري في أبها

نبحث عن مساعد إداري لدعم الفريق في المهام المكتبية اليومية وتنظيم الملفات والمستندات. المرشح المثالي سيكون مسؤولاً عن إدارة المراسلات، تنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير الدورية بدقة واحترافية. يتطلب العمل مهارات تنظيمية ممتازة، إجادة برامج الأوفيس، والقدرة على التعامل مع ضغط العمل بكفاءة.

• الدعم الإداري:
  • إدارة عمليات المكتب اليومية لقسم الجودة.
  • إعداد المراسلات والمذكرات والتقارير وأجندات الاجتماعات.
  • الحفاظ على أنظمة حفظ دقيقة (مادية وإلكترونية).
• التوثيق والتقارير:
  • المساعدة في إعداد الوثائق للاعتماد والمراجعات والتفتيشات التنظيمية.
  • ضمان جمع وتنظيم وأرشفة البيانات والتقارير المتعلقة بالجودة في الوقت المناسب.
  • تتبع المواعيد النهائية والمتابعة بشأن المهام والتقديمات المعلقة.
• التنسيق والتواصل:
  • جدولة وتنسيق الاجتماعات وورش العمل وجلسات التدريب لأعضاء هيئة التدريس والموظفين.
  • تسجيل وتوزيع محاضر الاجتماعات ونقاط العمل التي تتبعها.
  • العمل كنقطة اتصال للتواصل بين قسم الجودة والأقسام الأخرى.
• دعم الجودة والاعتماد:
  • دعم إعداد وصيانة ملفات الاعتماد (محلي ودولي).
  • المساعدة في إدخال البيانات وتحليلها وإعداد مؤشرات الأداء المتعلقة بالجودة.
  • تنسيق الاستطلاعات ونماذج التغذية الراجعة وتقييمات الطلاب/الموظفين.
• مهام أخرى:
  • التعامل مع المعلومات السرية بحذر.
  • تقديم الدعم اللوجستي للفعاليات المتعلقة بالجودة الداخلية والخارجية.
  • أداء أي مهام إضافية يكلف بها مدير/مدير الجودة.

• التعليم: درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة (يفضل). دبلوم في إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة (مقبول مع الخبرة).
• الخبرة: 2–3 سنوات من الخبرة في دور إداري أو دعم مكتبي، ويفضل في التعليم العالي أو الرعاية الصحية أو أقسام ضمان الجودة.
• المهارات والقدرات: مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت، إجادة استخدام MS Office، مهارات الاتصال الكتابية والشفوية الجيدة (يفضل العربية والإنجليزية)، القدرة على العمل تحت الضغط، الانتباه للتفاصيل، والقدرة على العمل ضمن فريق.