سكرتير

المهام:

·       إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمتابعة اليومية.

·       استقبال ومعالجة المكالمات والمراسلات وإعداد الردود الأولية.

·       إعداد وتجهيز التقارير، والعروض، والعقود، والوثائق.

·       تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والتأشيرات بالتعاون مع شركات الطيران ومكاتب السياحة.

·       بناء علاقات مهنية مع مزودي خدمات الطيران للحصول على أفضل الأسعار.

·       متابعة طلبات التأشيرات وتجهيز المستندات المطلوبة.

·       تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية.

·       تجهيز محاضر الاجتماعات والمتابعة على تنفيذ التوصيات.

·       التنسيق مع الإدارات الداخلية لضمان سرعة الإجراءات.

·       إدارة المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.

·       استقبال الزوار وترتيب متطلباتهم.

·       تنفيذ أي مهام إضافية يكلف بها.

المتطلبات:

• بكالوريوس سياحة وفندقة، إدارة طيران او مايعادلها(دبلوم عالي)
  
• خبرة 2–5 سنوات، معرفة جيدة للتعامل مع أنظمة الحجز الدولية وإصدار التأشيرات.
  
• دورة سكرتارية تنفيذية

السكرتير التنفيذي : هو المسؤول عن تنظيم المراسلات والاجتماعات والمهام الإدارية لدعم الإدارة العليا وضمان سير العمل بسلاسة، يقوم بتقديم الدعم التنظيمي واللوجستي وحفظ الوثائق الرسمية بسرية واحترافية. بالإضافة لإدارة المعلومات والتواصلات الداخلية والخارجية بكفاءة عالية ويكون على اطلاع دائم بأنشطة الإدارة.

• دوام كامل ( حضوري ) 
• 6 أيام عمل بالأسبوع ( يوم الجمعة إجازة ) 

• إدارة وتنظيم المراسلات الواردة والصادرة.
• جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني واستقبال الزوار بشكل احترافي.
• إعداد تقارير دورية والحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والمادية منظمة.
• متابعة المهام والالتزامات للمدير المباشر.
• ترتيب حجوزات السفر عند الحاجة.
• توفير الدعم الإداري لضمان سير العمل بسلاسة داخل القسم.
• الحفاظ على السرية والامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.

• دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• سنتان إلى أربع سنوات من الخبرة في الأدوار السكرتارية أو الإدارية.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).
• مهارات قوية في التواصل والتنظيم وإدارة الوقت.
• إجادة اللغة الإنجليزية (مستوى الأعمال).
• القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط.