مساعد إداري

مساعد/ه اداري لديه/ا خبره في ادخال المعلومات ومقابلة العملاء وتوقيع العقود 

انضم إلى الجيزة العربية كمساعد إداري!
نحن نبحث عن مساعد إداري مكرس ومنظم لتقديم الدعم السكرتاري والإداري الأساسي لفريقنا. في هذا الدور، ستلعب دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة في مكتبنا بينما تساهم في مشاريع رئيسية عبر قطاعات متنوعة.

المسؤوليات الرئيسية:

• تقديم الدعم الإداري للمدير و/أو الوظيفة من خلال الكتابة، وإعداد، وتجميع التقارير والمقترحات.
• تطوير والحفاظ على نظام أرشفة فعال للمنظمة.
• إعداد وإدارة طلبات المواد المكتبية لضمان توافرها بشكل منتظم.
• متابعة الفواتير الصادرة والمعلقة، والنفقات، والمقدمات، والتواصل مع قسم المالية للحصول على الموافقة.
• الحفاظ على تحديث قوائم الاتصال للموظفين الفنيين وتسهيل خدمات النقل إلى مواقع العملاء.
• التعامل مع مهام إدارة المكالمات المعينة واللوجستيات لرحلات فريق المشروع.
• تقديم التقارير بانتظام والرد على استفسارات العملاء، مما يضمن التواصل الفعال مع المعنيين.
• إدارة الاتصالات الخارجية، بما في ذلك إرسال واستقبال الفاكسات.

المهارات الشخصية:

• الكفاءة في استخدام MS Office مع سرعة كتابة مناسبة.
• مهارات تنظيمية واتصالية وشخصية ممتازة.
• قدرات تحليلية قوية ومهارات بناء علاقات جيدة.
• عضو فريق مع إتقان جيد في اللغة الإنجليزية.

المؤهلات:
- درجة البكالوريوس في الهندسة (الكهربية، الطاقة المتجددة، أو مجال ذي صلة)
- يفضل وجود خبرة سابقة في المكاتب أو شهادات OSHA.

عن الجيزة العربية:
الجيزة العربية مكرسة لتقديم خدمات من الدرجة الأولى في قطاع تكنولوجيا المعلومات، مع التركيز على الاتصالات، والمرافق، والنفط والغاز، والقطاع الحكومي.

انضم إلى ARTAT Enterprise كمساعد إداري
نحن نبحث عن مساعد إداري م dedicated لتقديم الدعم الشامل الإداري والكتابي مع التركيز على إدارة طلبات شراء الصيدلة ومراجعة فواتير الشحن والتعامل مع المهام التشغيلية ذات الصلة.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة طلبات شراء الصيدلة:
  • إعداد ومعالجة وتتبع جميع طلبات شراء الصيدلة.
  • التنسيق مع الموردين وموظفي الصيدلة لتقديم الطلبات بدقة وفي الوقت المناسب.
  • الحفاظ على سجلات طلبات الشراء والموافقات والتسليمات.
• مراجعة فواتير الشحن:
  • المساعدة في مراجعة فواتير الشحن والمستندات ذات الصلة للتحقق من الدقة والامتثال.
  • التنسيق مع فرق اللوجستيات والمالية لمعالجة الملفات الخاصة بمستندات الشحن في الوقت المناسب.
  • متابعة الفروقات أو المستندات المفقودة أو الموافقات المعلقة.
• الدعم الإداري:
  • الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة (فيزيائية ورقمية) لسجلات الشراء.
  • إعداد التقارير والملخصات والتحديثات المتعلقة بالمشتريات والشحنات حسب الحاجة.
• التنسيق والتواصل:
  • العمل كحلقة وصل بين الموردين وموظفي الصيدلية والأقسام اللوجستية والمالية.
  • متابعة طلبات الشراء المعلقة والتسليمات وموافقات الفواتير.
  • جدولة وتنسيق الاجتماعات أو المكالمات المتعلقة بمسائل الشراء والشحن.
• مهام أخرى:
  • دعم الفريق مع المهام الإدارية والتشغيلية الإضافية مثلما يُعين.
  • ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة في جميع المهام التي تم التعامل معها.

المؤهلات:

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو سلسلة التوريد أو مجال ذي صلة.
• خبرة إدارية مثبتة، ويفضل في الشراء أو اللوجستيات.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word وExcel وOutlook).
• القدرة على إدارة مهام متعددة والعمل تحت الضغط.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات.