مساعد إداري

مساعد/ه اداري لديه/ا خبره في ادخال المعلومات ومقابلة العملاء وتوقيع العقود 

Job Title: منسق إداري

Position Summary: يتولى منسق إداري تنظيم المراسلات، جدولة الاجتماعات، إدارة الاستقبال، والتعامل مع العملاء والزوار لضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة واحترافية.

Key Responsibilities:

• الترحيب بالعملاء والزوار بطريقة احترافية وتوجيههم إلى الأقسام المعنية.
• التأكد من تسجيل بيانات الزوار والحفاظ على أمن وسرية المعلومات.
• الرد على استفسارات العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني وتحويلها للجهات المختصة عند الحاجة.
• متابعة البريد الوارد والصادر، وإعداد التقارير الدورية عن الاتصالات والمراسلات.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية والتنسيق مع جميع الأطراف المعنية.
• تجهيز قاعات الاجتماعات، وإعداد الوثائق والعروض التقديمية اللازمة.
• إعداد وصياغة الخطابات الرسمية، التقارير، ومحاضر الاجتماعات والعروض الوظيفية.
• أرشفة المستندات بطريقة منظمة لضمان سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
• دعم الإدارات المختلفة في تنظيم الملفات، المراسلات، وجدولة المهام اليومية.
• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية وإبلاغ المعنيين بالمستجدات.
• التعامل مع استفسارات العملاء وتقديم المعلومات المطلوبة حول الخدمات المتاحة.
• معالجة الشكاوى أو تصعيدها إلى الإدارات المختصة لضمان حلها بفعالية.
• أي مهام أخرى يكلف بها مستقبلا ضمن اختصاص العمل.

Qualifications and Experience:

• المؤهل: دبلوم سكرتارية أو إدارة مكاتب أو تخصص ذو علاقة.
• الخبرة: سنتين خبرة في ذات المجال.

انضم إلى غالوب كمساعد إداري
اعمل بإصرار ودقة وهدف كمرساة إدارية لفريقنا في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا. في هذا الدور، ستقدم دعمًا أساسيًا لمستشارينا وقادتنا الذين يشكلون مستقبل العمل عبر الشرق الأوسط وشمال إفريقيا.

المسؤوليات الرئيسية:

• أداء واجبات الاستقبال والضيافة والدعم المكتبي بما في ذلك الرد على الهواتف وعلاقات الضيوف والفعاليات الداخلية ومبادرات الرفاهية.
• تنسيق ترتيبات السفر وإدارة الجداول الزمنية لقادة المنطقة.
• معالجة وتقديم النفقات لفرق الاستشارات وتطوير الأعمال.
• دعم جهود التحصيل من خلال المتابعة المستمرة على المدفوعات المتأخرة.
• المساعدة في الحسابات المستحقة للبائعين بما في ذلك بدء وإعداد المعاملات على منصات البنوك.
• تنسيق أنشطة معالجة التأشيرات للموظفين في الشرق الأوسط، والتعيينات الجديدة، والانتقالات.
• إدارة الترجمات من خلال البائعين والتعامل مع مهام الترجمة الصغيرة بين الإنجليزية والعربية داخليًا.
• تحديث معلومات الاتصال في نظام إدارة علاقات العملاء.

من نريد:

• أعضاء فريق موجهين نحو الخدمة يشعرون بالفخر في مساعدة الآخرين.
• محققون استثنائيون يجلبون الانضباط والاعتماد على كل مهمة.
• متعددو المهام بشكل رائع الذين يبقون منظمين ويديرون الأولويات المتنافسة بلا عيوب.
• مبادرون استباقيون يتوقعون الاحتياجات ويتخذون زمام المبادرة دون أن يُطلب منهم ذلك.

المتطلبات:

• وضع مواطن سعودي مع خبرة مهنية ذات صلة لا تقل عن ثلاث سنوات.
• خبرة في معالجة تصاريح العمل والتأشيرات مطلوبة.
• إجادة استخدام Microsoft Word وOutlook وExcel.
• الطلاقة في الإنجليزية والعربية.
• الالتزام بالعمل في الموقع في مكتب غالوب.