موظف استقبال

ساعات العمل 85 ايام في الاسبوع

• التأكد من التعامل مع الزوار والمكالمات بطريقة ترحيبية ولطيفة ومهنية، مع محاولة توقع احتياجاتهم قدر الإمكان.

• اتباع إجراءات الأمن الخاصة بتسجيل الزوار والضيوف، وإدارة سجل الزوار في ملف Excel.

• إدارة وتوجيه الزوار الذين يصلون إلى المكتب، خصوصًا المسؤولين الحكوميين والعملاء والموردين والضيوف الآخرين، بما في ذلك جمع المعلومات اللازمة حول سبب زيارتهم وإبلاغ الشخص المعني بذلك.

• امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أي شكاوى من العملاء أو الزوار بطريقة مهنية ومحترمة، وتحويلها إلى الشخص المختص عند الحاجة.

• التعامل مع بطاقات الزوار، والاحتفاظ بالسجلات المكتوبة للزوار، وإصدار بطاقات زوار مؤقتة، والتأكد من إعادتها بعد الزيارة؛ إضافةً إلى التحكم في جميع أبواب الدخول والتواصل مع شركة الأمن في حالة حدوث أي مشكلة.

• إدارة الطلبات اليومية الواردة من الموظفين في الموقع.

• تسجيل ومتابعة وتحديث طلبات المساعدة الخاصة بأعطال المعدات والتحسينات المطلوبة، مع تحديث الحالة عند الضرورة.

• إدارة وإصدار البطاقات الدائمة والمؤقتة، وتفعيلها وتوزيعها.

• الحفاظ على نظام حفظ الملفات في الاستقبال وتحديثه بانتظام وفقًا لإجراءات CBRE، مع الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة والإبلاغ عن أي مخاطر، وحضور تدريبات CBRE.

• استقبال جميع الشحنات البريدية والاحتفاظ بسجل لجميع الشحنات المستلمة.

• ضمان الالتزام بإجراءات الأمن والطوارئ الخاصة بالعملاء في جميع الأوقات، والمشاركة الفعالة في إخلاء المبنى وفقًا لإجراءات التحكم في الحوادث.

• متابعة سجلات الحضور والغياب وتحديث القائمة بانتظام.

• التعاون مع الزملاء لمشاركة التقارير والمعلومات اليومية بطريقة بنّاءة.

• الحفاظ على معرفة شاملة بخدمات الفندق وميزاته وعملياته.
• أداء واجبات المكتب الأمامي عبر نوبات الصباح والمساء والليل.
• ضمان تجربة سلسة لتسجيل الوصول والمغادرة للضيوف.
• التعامل مع طلبات الضيوف بشكل احترافي وفي الوقت المناسب، مما يخلق علاقات لا تُنسى.
• مساعدة الضيوف في توجيهات الفندق والمعلومات المتعلقة بإقامتهم.
• موازنة المصرف النقدي المخصص وإدارة المعاملات النقدية.
• التعاون مع أعضاء الفريق لتعزيز رضا الضيوف وتجربتهم.
• المحافظة على النظافة والتنظيم في منطقة المكتب الأمامي.

• ترحيب ومساعدة الزوار والعملاء، وتحديد احتياجاتهم وتوجيههم وفقًا لذلك.
• تقديم المعلومات للزوار وإخطار الأفراد المعنيين بالمواعيد.
• إدارة المكالمات الواردة والصادرة، والرد على الاستفسارات أو تحويل المكالمات إلى الأفراد المناسبين.
• تحضير غرف الاجتماعات للاجتماعات التنفيذية اليومية ومشاركة الأجندة مع الأفراد المعنيين.
• أرشفة الوثائق الهامة للوصول السهل عند الحاجة.
• دعم جدولة وتنظيم المواعيد.
• إعداد تقارير دورية أو تقارير خاصة حسب الحاجة.
• توفير الدعم اللازم خلال غياب مدير مكتب التنفيذ.
• الالتزام بإجراءات التوجيه والسياسات عند تنفيذ جميع المسؤوليات.
• حجز وتنظيم غرف الاجتماعات بكفاءة مع مراعاة الجدولة وتنظيم الموارد.
• أداء أي مهام إضافية يكلف بها من قبل المشرف المباشر لضمان سير العمل بسلاسة.

• دبلوم في الإدارة أو مجال ذي صلة، أو شهادة الثانوية العامة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في نفس المجال.
• إجادة اللغة الإنجليزية.
• مهارات حاسوبية قوية ومعرفة بأجهزة المكتب.
• مهارات تواصل شخصية ممتازة ومظهر احترافي.
• مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي.
• الالتزام بساعات العمل الرسمية نظرًا للطبيعة الحساسة للوظيفة.

• تقليل شكاوى العملاء.
• توفر المعلومات والمواد المطبوعة.
• وقت الاستجابة لاستفسارات الزوار.
• معدل الرضا والامتثال لمعايير الدخول والخروج.
• الكفاءة في تنفيذ المهام.