مساعد إداري📣 إعلان

ملخص الوظيفة:
مساعد الرئيس التنفيذي يقدم دعماً إدارياً عالي المستوى مباشرة للرئيس التنفيذي. بينما تكون المسؤولية الأساسية هي ضمان سير العمليات اليومية للرئيس التنفيذي بسلاسة، يشمل حوالي 30% من الدور دعم الاحتياجات الإدارية العامة والوظيفية عبر الأقسام خلال فترات انخفاض طلب الرئيس التنفيذي. المساعد يقدم تقاريره حصرياً للرئيس التنفيذي ويعمل بسرية واحترافية ومرونة كاملة عبر الأقسام كما يوجه الرئيس التنفيذي.

الواجبات والمسؤوليات:

• مسؤوليات مرتبطة بالرئيس التنفيذي (70%):
  • إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
  • التعامل مع المراسلات السرية، والبريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية.
  • إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والأجندات، ومواد الإحاطة للرئيس التنفيذي.
  • تنظيم السفر التجاري، والإقامة، ووثائق التأشيرات الخاصة بالرئيس التنفيذي.
  • تسهيل المتابعات على عناصر عمل الرئيس التنفيذي والحفاظ على تتبع المهام.
  • إقامة اتصالات بين الرئيس التنفيذي والمساهمين الداخليين/الخارجيين.
  • دعم إعداد ولوجستيات اجتماعات مجلس الإدارة والاجتماعات التنفيذية.
  • إعداد الاتصالات عالية المستوى وإجراء تحديثات الأعمال.
  • تتبع الوثائق والموافقات التي تتطلب توقيع أو مراجعة الرئيس التنفيذي.
  • إدارة الملفات السرية والحفاظ على سجلات آمنة.
• الدعم الإداري والعام (30%):
  • دعم الأقسام الأخرى في المهام الإدارية عند تكليفها مباشرة من الرئيس التنفيذي.
  • مساعدة فرق الموارد البشرية، المالية، أو التسويق في الوثائق أو تنسيق الاجتماعات خلال فترات انخفاض طلب الرئيس التنفيذي.
  • المشاركة في تنسيق المشاريع الداخلية أو مهام البحث.
  • المساعدة في إعداد وتحديث السياسات والإجراءات والقوالب الداخلية.
  • العمل كبديل لاحتياجات المكتب الإداري التنفيذي.
  • دعم الفعاليات الداخلية، وورش العمل، أو الزيارات التي تستضيفها المستويات التنفيذية.
  • الحفاظ على المستلزمات والإشراف على البائعين المرتبطين بالمكتب التنفيذي أو قاعة الاجتماعات.

المؤهلات والمتطلبات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو مجال مرتبط.
• خبرة لا تقل عن 35 سنوات في أدوار الدعم التنفيذي.
• التعرض السابق لدعم التنفيذيين من المستوى C أو المستوى العالي مفضل.
• يفضل أن يكون ثنائي اللغة (الإنجليزية والعربية إلزامي).
• القدرة على العمل المستقل وكجزء من فريق.