Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث مؤسسة علو للتصميم عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في الخبر، المنطقة الشرقية. يتطلب هذا الدور خبرة تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات، وهو متاح بنظام الدوام الكامل. يهدف شاغل الوظيفة إلى تقديم دعم إداري متكامل للفريق التنفيذي، مع الإشراف المباشر على سير العمل اليومي في المكتب لضمان بيئة عمل منتجة وفعّالة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تقديم الدعم الإداري المتقدم للمدراء التنفيذيين، بما في ذلك إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، وتجهيز المواد والملفات المطلوبة.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية للاتصالات الداخلية والخارجية نيابة عن الإدارة، وفرز المكالمات، والرد على الاستفسارات.
• تنسيق ترتيبات السفر والإقامة ووسائل النقل للفريق التنفيذي، وإعداد تقارير مصاريف السفر ومتابعة التعويضات.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات التنفيذية، بما يشمل تحديد المواعيد، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات، ومتابعة تنفيذ القرارات.
• إعداد ومراجعة وتحرير المستندات والعروض والتقارير الخاصة بالإدارة التنفيذية، مع الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة.
• الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك إدارة المخزون من المستلزمات، وصيانة المرافق، واستكشاف أعطال الأجهزة.
• مراقبة وإدارة ميزانية المكتب، ومراجعة ومعالجة الفواتير، وضمان السداد في الوقت المحدد.
• تنظيم وتيسير فعاليات الشركة والاجتماعات وأنشطة بناء الفريق، والإشراف على الترتيبات اللوجستية.
• المساعدة في استقبال الموظفين الجدد وتجهيز مكاتبهم، وتحديث وحفظ السجلات المكتبية وقوائم الاتصال.

تحسين العمليات والكفاءة

• تحديد الفرص المتاحة لتطوير العمليات والأنظمة المكتبية بهدف تعزيز الإنتاجية وخفض التكاليف.
• تنفيذ وتفعيل السياسات والإجراءات والأدلة التنظيمية لضمان سلاسة سير العمل والحفاظ على النظام داخل المكتب.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في دور سكرتير تنفيذي أو إدارة مكتب.
• سجل مثبت في تقديم الدعم الإداري رفيع المستوى وإدارة العمليات المكتبية بكفاءة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة مع قدرة على إدارة مهام متعددة.
• دقة عالية واهتمام بالتفاصيل في جميع جوانب العمل.
• قدرة على العمل بشكل استباقي وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية والأمانة.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

عن مؤسسة علو للتصميم

تلتزم مؤسسة علو للتصميم بتوفير بيئة عمل تعاونية ومنتجة. نحن نبحث عن فرد منظم ودقيق ومستعد للمساهمة بفعالية في دعم فريقنا التنفيذي وإدارة عمليات المكتب بكفاءة.