Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يدعو مكتب إيه إس فيولف كونتراكتينغ للمقاولات الكفاءات للتقدم لشغل وظيفة سكرتير في مدينة الدمام بالمنطقة الشرقية. يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات، وهو متاح بنظام الدوام الكامل. يهدف الدور إلى تقديم دعم إداري شامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية.

الغرض من الوظيفة

تتمثل المهمة الأساسية لشاغل هذه الوظيفة في دعم الإدارة من خلال تنفيذ مجموعة واسعة من المهام الإدارية. يشمل ذلك إعداد الوثائق، إدارة الاتصالات الهاتفية والزوار، والمساهمة في تنسيق المشاريع الأساسية، بالإضافة إلى تنظيم وإدارة جداول الأعمال لضمان الكفاءة التشغيلية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المُمْلاة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها بما يتوافق مع معايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، بالإضافة إلى استلام الرسائل الهاتفية والإجابة على استفسارات المتصلين وتحويل المكالمات إلى الأفراد المعنيين.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام أو الأفراد المناسبين.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد الأوقات المناسبة للاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ومتاح عند الحاجة.

المتطلبات الأساسية

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في دور سكرتارية أو دعم إداري مماثل.

المهارات المطلوبة

• إتقان مهارات الكتابة السريعة (الاختزال) والطباعة بدقة.
• مهارات اتصال ممتازة، شفهية وكتابية.
• القدرة على تنظيم الوقت وإدارة الأولويات بفعالية.
• مهارات تنظيمية عالية في حفظ الملفات والسجلات.
• القدرة على التعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بمهنية.

تفاصيل إضافية

هذه الوظيفة بدوام كامل في الدمام، المنطقة الشرقية. الراتب سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة. ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم.