Secretary

نبذة عن الدور

تبحث شركة بصمة ثقه للخدمات العقارية عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم دعم إداري شامل للمدير والإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.

الهدف من الوظيفة

تتمثل المهمة الأساسية لشاغل هذه الوظيفة في دعم الإدارة من خلال إدارة المراسلات والاتصالات، وتنظيم الجداول الزمنية، وتنسيق المشاريع الأساسية. يساهم السكرتير في الحفاظ على بيئة عمل منظمة وفعالة، مما يدعم الأهداف التشغيلية للشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات والإملاءات بطريقة الاختزال، ثم نسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها بما يتوافق مع معايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المختصة.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم وسهل الوصول إليه.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في دور سكرتير أو مساعد إداري.
• القدرة على إدارة المهام المتعددة وتحديد الأولويات بفعالية.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook).

المهارات الشخصية والفنية

• مهارات اتصال ممتازة، كتابية وشفوية، باللغة العربية.
• القدرة على تدوين الملاحظات بسرعة ودقة.
• مهارات تنظيمية عالية والاهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة جدة. سيعمل السكرتير ضمن بيئة مكتبية ديناميكية، ويتعاون بشكل مباشر مع الإدارة والأقسام المختلفة لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية للشركة.