Administrative Assistant

نبذة عن الدور

تبحث شركة سنيار العربية التجارية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل لضمان سير العمليات اليومية بكفاءة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة، وهو متاح بدوام كامل.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة العمليات المكتبية اليومية، بما في ذلك حفظ الملفات والتوثيق.
• التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلات الواردة والصادرة.
• جدولة الاجتماعات والمواعيد والمتابعات.
• إعداد الخطابات الرسمية والطلبات والتقارير الإدارية.
• زيارة الدوائر الحكومية والجهات ذات العلاقة لإنجاز الأمور الرسمية للشركة.
• متابعة الطلبات والمراجعات والموافقات والتوثيق مع الجهات الخارجية.
• التنسيق مع المكاتب الحكومية والبنوك والمنظمات الخارجية الأخرى عند الحاجة.
• التعامل مع جمع المستندات وتقديمها وغيرها من المهام الإدارية الخارجية.
• صيانة وتحديث جداول بيانات Microsoft Excel والسجلات والمتتبعات.
• إعداد التقارير الإدارية اليومية والأسبوعية والشهرية.
• إجراء إدخال البيانات والتحقق من السجلات وتحديث المستندات.
• إعداد الحسابات الأساسية والجداول والملخصات باستخدام Excel.
• الحفاظ على سجلات رقمية ومادية دقيقة.
• التنسيق مع الموظفين والموردين والعملاء والأطراف الخارجية.
• متابعة المهام المعلقة وضمان إنجازها في الوقت المناسب.
• مساعدة أقسام الموارد البشرية والحسابات والإدارة في الأعمال الإدارية الروتينية.
• دعم الواجبات الأخرى المتعلقة بالمكتب حسب توجيهات الإدارة.

المؤهلات والخبرات

• خبرة تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو ما شابه.
• القدرة على إدارة العمليات المكتبية اليومية بكفاءة.
• مهارات ممتازة في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
• القدرة على إعداد الخطابات الرسمية والتقارير الإدارية.

المهارات المطلوبة

• إتقان استخدام برامج Microsoft Excel لإعداد الجداول والتقارير.
• مهارات تنظيمية عالية وقدرة على حفظ السجلات بدقة.
• مهارات تواصل وتنسيق فعالة مع الأطراف الداخلية والخارجية.
• القدرة على متابعة المهام وضمان إنجازها في الوقت المحدد.
• المرونة والدعم في أداء الواجبات الإدارية المتنوعة.

بيئة العمل

سيعمل المساعد الإداري بدوام كامل في مدينة جدة، مكة المكرمة، ضمن بيئة عمل ديناميكية تتطلب التنسيق المستمر مع مختلف الأقسام والجهات الخارجية.

معلومات إضافية

الراتب الخاص بهذا الدور سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة.