Administrative Specialist📣 Job Ad

20 days ago

	Salary	4,000 / Month
	Contract Type	Full-time
	Workplace type	On-site
	Location	Jeddah

Job Description

نبذة عن الدور

يبحث مكتب أرضون للاستشارات الهندسية عن أخصائي إداري للانضمام إلى فريقه في جدة، مكة المكرمة. يمثل هذا الدور فرصة للمرشحين ذوي الخبرة من 0 إلى 1 سنة للعمل بدوام كامل، وتقديم الدعم الإداري والتجاري الأساسي للمكتب.

الهدف من الوظيفة

يتولى الأخصائي الإداري مسؤولية دعم الرئيس المباشر في تحقيق الأهداف التشغيلية للإدارة، وتنفيذ مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والتجارية. يشمل ذلك تقديم الدعم لزملاء العمل، والمساهمة في نقل الخبرات والمعارف، بالإضافة إلى إعداد الوثائق والتقارير المتخصصة بنتائج الأعمال. يهدف الدور إلى ضمان سير الأعمال الإدارية والتجارية للمؤسسة بكفاءة، من خلال التنسيق الفعال مع العملاء والجهات الحكومية.

المهام والمسؤوليات

إعداد عروض الأسعار والعروض الفنية والتجارية ومتابعة اعتمادها.
إصدار الفواتير ومتابعة التحصيل والذمم المدينة، والتنسيق مع المحاسب.
إعداد التقارير الإدارية والدورية ورفعها للإدارة.
متابعة السجلات التجارية والتراخيص والاشتراكات الحكومية، والتأكد من تجديدها في مواعيدها.
متابعة حسابات المؤسسة على المنصات الحكومية مثل (بلدي، قوى، مدد، التأمينات الاجتماعية، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومنصة اعتماد وغيرها).
متابعة منصة اعتماد وتجهيز مستندات التأهيل والعطاءات والعروض المطلوبة، والتنسيق مع الإدارة حتى استكمال إجراءات التقديم.
تنظيم وأرشفة العقود والمراسلات والمستندات إلكترونياً وورقياً.
إعداد الخطابات الرسمية والعقود ومحاضر الاجتماعات والعروض التقديمية.
متابعة ملفات الموظفين والتأكد من اكتمال الوثائق والتجديدات بالتنسيق مع الإدارة.
التنسيق مع العملاء والموردين ومتابعة الطلبات حتى إتمامها.
إدارة حسابات التواصل الاجتماعي والمساهمة في تنفيذ الأنشطة التسويقية للمؤسسة.
تحديث قاعدة بيانات العملاء والمشاريع والفرص التجارية.
تنفيذ المهام الإدارية والتجارية الأخرى التي تكلف بها الإدارة.

المتطلبات الأساسية

خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو تجاري ذي صلة.
القدرة على أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والتجارية بكفاءة.
مهارات تنظيمية ممتازة والقدرة على إدارة المستندات والعقود.
إتقان استخدام المنصات الحكومية ذات الصلة بالأعمال.
مهارات تواصل وتنسيق قوية مع العملاء والجهات الحكومية.

تفاصيل العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة جدة، ضمن منطقة مكة المكرمة. سيعمل الأخصائي الإداري ضمن فريق مكتب أرضون للاستشارات الهندسية، ويكون جزءاً لا يتجزأ من العمليات اليومية للمكتب.