Administrative Assistant

نظرة عامة على الوظيفة

يبحث مصنع عالم البيطار للصناعة عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقه في خميس مشيط، بمنطقة عسير. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم العمليات الإدارية اليومية وضمان سير العمل بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور خبرة تتراوح من 0 إلى سنة واحدة.

الهدف من الدور

تتمثل المهمة الرئيسية للمساعد الإداري في متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر، وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية، وإنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل. كما يشمل الدور تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر لضمان كفاءة التواصل والعمل.

المسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية.
• فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين، بالإضافة إلى فتح البريد الإلكتروني والرد عليه وفقًا لتوجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات الخاصة.
• حفظ المعاملات والعناية بالملفات بأسلوب يسهل عملية الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف المشاركة.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى سنة واحدة في مجال إداري ذي صلة.
• القدرة على متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية.
• مهارات تنظيمية عالية لإدارة البريد والمواعيد والملفات.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل Microsoft Office).
• القدرة على تنظيم الاجتماعات وتوثيق المحاضر بدقة.
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إنجاز المهام.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مصنع عالم البيطار للصناعة، وتقع في مدينة خميس مشيط بمنطقة عسير. سيعمل المساعد الإداري ضمن فريق يدعم العمليات اليومية للرئيس المباشر والوحدة التنظيمية.