Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تعلن شركة بيلد آند شيلد كونتراكتورز عن حاجتها لتعيين سكرتير بدوام كامل في مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم دعم إداري شامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية.

الغرض من الدور

يتولى السكرتير مسؤولية دعم الإدارة من خلال مجموعة واسعة من المهام الإدارية. يشمل ذلك إعداد الوثائق، وإدارة الاتصالات الهاتفية والزوار، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية، بالإضافة إلى تنظيم وإدارة جداول الأعمال لضمان الكفاءة التشغيلية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة).
• نسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• استقبال المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها.
• استلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• إدارة البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات.
• تحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات، وتحضير جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة حفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة).
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• القدرة على التعامل مع المهام المتعددة وإدارة الوقت بفعالية.

موقع العمل ونوعه

تتوفر هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية.

التقديم للوظيفة

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم.