Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يعلن فندق بسمة الوحدة للايواء السياحي عن حاجته لشغل وظيفة سكرتير بدوام كامل في مدينة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري للمدير أو الإدارة من خلال إدارة المهام المكتبية والتنظيمية الأساسية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات بصيغة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.
• تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين، وفرزها وتوجيهها، وتسجيل الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الشخص المعني.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، وتسجيلها، وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• متابعة طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، والمساعدة في إعداد جداول الأعمال.
• إنشاء وصيانة أنظمة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ودوري.

متطلبات الوظيفة

يتطلب هذا الدور خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الأدوار الإدارية المماثلة. يجب أن يتمتع المرشح بالقدرة على تنظيم المهام وإدارة الوقت بكفاءة.

بيئة العمل والموقع

ستكون بيئة العمل في مدينة مكة المكرمة، ويعمل شاغل الوظيفة بنظام الدوام الكامل. يوفر الفندق بيئة عمل داعمة للموظفين.

المهارات الأساسية المطلوبة

• مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية.
• القدرة على استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook).
• مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة.
• الاحترافية واللباقة في التعامل مع الآخرين.

معلومات إضافية

الراتب غير محدد في هذا الإعلان. يتم تشجيع المرشحين الذين يستوفون المتطلبات على التقديم.