Administrative Assistant📣 Job Ad

مقدمة عن الدور والشركة

تبحث شركة مجمع القارات للتجارة عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يمثل هذا الدور فرصة للمرشحين ذوي الخبرة التي تتراوح بين 0 إلى 1 سنة للعمل بدوام كامل. يهدف شاغل الوظيفة إلى تقديم الدعم الإداري الفعال للرئيس المباشر، وضمان سلاسة العمليات اليومية من خلال تنظيم المهام المكتبية وتنسيق الاتصالات.

نظرة عامة على المسؤوليات

يتولى المساعد الإداري مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر، وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية، بالإضافة إلى إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل. كما يشمل الدور تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر لضمان كفاءة سير العمل الإداري.

المهام والواجبات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة سير تنفيذ القرارات الإدارية.
• إدارة البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين، وفتح البريد الإلكتروني والرد عليه وفقاً لتوجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات الخاصة بالعمل.
• حفظ المعاملات والوثائق والعناية بالملفات بطريقة منظمة تسهل عملية الرجوع إليها عند الحاجة.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية، والمشاركة في هذه الاجتماعات لتدوين وتوثيق محاضرها.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف المشاركة المعنية.

المتطلبات والمهارات

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو دور مماثل.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة للتعامل مع البريد والمواعيد والملفات.
• قدرة عالية على التواصل الفعال كتابياً وشفوياً.
• دقة واهتمام بالتفاصيل في إنجاز المهام وحفظ الوثائق.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية (مثل برامج معالجة النصوص والبريد الإلكتروني).

بيئة العمل

يعمل المساعد الإداري ضمن فريق عمل في مقر الشركة بمدينة المدينة المنورة. الوظيفة بدوام كامل وتتطلب التواجد في المكتب لإنجاز المهام اليومية بكفاءة.

معلومات إضافية

هذا الدور متاح في المدينة المنورة بنظام الدوام الكامل. سيتم تقييم جميع الطلبات المقدمة والتواصل مع المرشحين المستوفين للمتطلبات المذكورة.