Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة أحمد للعطور عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للرئيس المباشر، وضمان سير العمليات اليومية بكفاءة وفعالية. يشمل الدور متابعة تنفيذ القرارات الإدارية، وتنظيم المراسلات والمواعيد، وإنجاز الأعمال المكتبية المختلفة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في الاجتماعات لتدوين وتوثيق المحاضر، وطباعة وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• إنجاز الأعمال الإدارية اليومية المتعلقة بسير العمل.

إدارة المراسلات والوثائق

• صياغة وتدقيق الخطابات الإدارية والبريد الإلكتروني والتقارير.
• تنظيم أعمال البريد اليومية، بما في ذلك فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين.
• فتح البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.
• أرشفة وحفظ المستندات والبيانات، وترتيب ملفات الموظفين والشركات ورقياً ورقمياً بأسلوب يسهل الرجوع إليها.

الدعم المكتبي وإدخال البيانات

• توفير اللوازم المكتبية اللازمة وإعداد قاعات الاجتماعات.
• ترتيب الترتيبات اللوجستية المطلوبة للفعاليات والاجتماعات.
• إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تسجيل الطلبات والمعلومات بدقة عبر الأنظمة الداخلية للشركة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال إداري ذي صلة.
• القدرة على تنظيم المهام وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب الأساسية، بما في ذلك حزمة مايكروسوفت أوفيس.

معلومات إضافية

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في المدينة المنورة. تلتزم شركة أحمد للعطور بتوفير بيئة عمل منظمة وداعمة تساهم في تطوير الموظفين.