Executive Secretary

نبذة عن الدور

تبحث شركة الكيان الأمثل للتجارة عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في الرياض. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري والتنظيمي والمكتبي للرئيس التنفيذي، مع ضمان سير العمل بسلاسة وتنظيم الاجتماعات والمراسلات والمتابعات التنفيذية. يتطلب الدور الحفاظ على السرية التامة والاحترافية العالية في التعامل مع المعلومات والبيانات والوثائق والجهات الداخلية والخارجية.

المسؤوليات الرئيسية

• تنظيم وإدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي والمواعيد والاجتماعات.
• تنسيق اللقاءات والاجتماعات الداخلية والخارجية وتجهيز متطلباتها.
• حضور اجتماعات الرئيس التنفيذي وتدوين المحاضر واعتمادها ومتابعة تنفيذ القرارات.
• إعداد وصياغة التعاميم والخطابات والمراسلات والتقارير.
• متابعة تنفيذ التوجيهات والتعاميم والقرارات الصادرة من الرئيس التنفيذي.
• استقبال الاتصالات والزوار وتنظيم قنوات التواصل الرسمية.
• استقبال المعاملات الواردة إلى المكتب وترتيبها حسب الأولوية وعرضها على الرئيس التنفيذي.
• التشييك اليومي على البريد الإلكتروني والمراسلات بسرية واحترافية.
• حفظ وتنظيم الملفات والوثائق والسجلات الإدارية.
• تفعيل نظام الصادر والوارد لكافة المعاملات في المكتب.
• إعداد عروض تقديمية وملخصات تنفيذية عند الطلب.
• التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان سرعة إنجاز الأعمال.
• متابعة المهام المرتبطة بمكتب الرئيس التنفيذي.
• متابعة التقارير الربعية والنصفية والسنوية مع مدراء الإدارات وتجميعها في تقرير عام للشركة.
• ترتيب وتنظيم السفر والحجوزات والزيارات الرسمية للرئيس التنفيذي.
• المساهمة في تحسين إجراءات العمل المكتبي والتنظيم الإداري.
• الإشراف على ترتيب ونظافة المكتب ومتابعة توفير متطلباته.
• الاهتمام بالنظافة الشخصية والهندام.
• الالتزام بالتعامل الراقي والمهني مع الموظفين والمدراء والعملاء والزوار.
• المحافظة على سرية المعلومات والوثائق التنفيذية.
• تمثيل المكتب التنفيذي بصورة احترافية أمام العملاء والشركاء والجهات الرسمية.
• ضمان جودة ودقة المراسلات والتقارير الصادرة.
• رفع مستوى التنسيق والمتابعة بين الإدارة التنفيذية والإدارات الأخرى.
• الإسهام في تعزيز الانضباط والتنظيم داخل المكتب التنفيذي.
• تنفيذ أي أعمال أخرى يكلف بها من قبل الرئيس التنفيذي.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في دور مماثل.
• القدرة على إدارة المهام المتعددة وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة.

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• القدرة على إعداد العروض التقديمية والتقارير.
• الاحترافية في التعامل مع مختلف الأطراف الداخلية والخارجية.

بيئة العمل

هذا الدور هو وظيفة بدوام كامل في مدينة الرياض. يتطلب العمل ضمن بيئة مكتبية ديناميكية تتطلب مستوى عالٍ من التنظيم والاحترافية.

معلومات إضافية

الراتب لهذا المنصب غير معلن وسيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات خلال عملية التوظيف.