Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

يبحث المعهد العالي للتقنيات الورقية والصناعية عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقه في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للمدير/الرئيس، مما يضمن سير العمل بسلاسة وفعالية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها بشكل مستمر.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة والرد عليها، بالإضافة إلى إيصال البريد والمراسلات للمدير/الرئيس.
• إعداد المذكرات الدورية وتلك المتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية.
• إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية، والتأكد من توقيعها من المدير/الرئيس، ثم توزيعها.
• حضور الاجتماعات وتسجيل محاضرها وتحريرها بدقة.
• حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس بطريقة منظمة.
• إعداد وتقديم تقارير العمل، وتوثيقها وحفظها بشكل منهجي.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين 5 إلى 10 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو ما يعادلها. يجب أن يكون المرشح قادراً على إدارة المهام المتعددة بكفاءة والعمل ضمن بيئة ديناميكية.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• القدرة على إعداد التقارير والمذكرات بدقة واحترافية.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية.
• القدرة على حفظ الوثائق والملفات بشكل فعال.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة جدة، مكة المكرمة، وتتطلب التزاماً كاملاً بالمهام والمسؤوليات المحددة. الراتب سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات.

التقديم

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم لهذه الفرصة في المعهد العالي للتقنيات الورقية والصناعية.