Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة تكوين للصناعات المعدنية عن سكرتير للانضمام إلى فريقها في الرياض. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية. يشمل الدور مهام متعددة تتراوح بين إدارة الوثائق والاتصالات وتنسيق المواعيد.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• كتابة وتنسيق الوثائق والمراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها لضمان الدقة والامتثال لمعايير المكتب.
• المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية لضمان تحقيق الأهداف المحددة ضمن الأطر الزمنية.
• إدارة جدول الأعمال اليومي للمدير أو الإدارة، بما في ذلك تنظيم المواعيد والاجتماعات.

إدارة الاتصالات والمواعيد

• تلقي وفرز وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على الاستفسارات وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحصه وتسجيله وتوزيعه على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات وتحضير جداول الأعمال.

تنظيم وحفظ السجلات

• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات.
• حفظ جميع المستندات والوثائق بشكل منظم ودوري وفقاً للإجراءات المعتمدة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في دور سكرتارية أو دعم إداري مماثل.
• القدرة على تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة) ونسخها بدقة.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة مع القدرة على إدارة المهام المتعددة.

معلومات إضافية

مقر العمل لهذا الدور هو مدينة الرياض، وهو متاح بنظام الدوام الكامل. سيتم تحديد الراتب بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة.