Administrative Assistant

المهام والمسؤوليات الأساسية

• إدارة المواعيد: تنظيم جدول الأعمال، تنسيق الاجتماعات، وحجز القاعات.

• الأتصالات والمراسلات: استقبال المكالمات الهاتفية، إدارة البريد الإلكتروني اليومي، وتوزيع المراسلات الورقية والإلكترونية.

• استقبال الزوار: الترحيب بضيوف الشركة وتوجيههم إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين.

• إدارة الملفات والأرشيف: حفظ وتنسيق المستندات والتقارير المالية والإدارية بشكل آمن وسهل الوصول إليه.

• إعداد التقارير والخطابات: صياغة الرسائل الرسمية، تحرير المحاضر الخاصة بالاجتماعات، وتجهيز العروض التقديمية.

• متابعة المستلزمات المكتبية: حصر احتياجات المكتب من الأدوات والقرطاسية وطلب الشراء عند الحاجة.

• التنسيق اللوجستي: ترتيب حجوزات السفر والإقامة للموظفين أو الإدارة عند الحاجة.