Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تعلن شركة مزارع استرا عن حاجتها لتوظيف سكرتير تنفيذي بدوام كامل في مدينة تبوك. يمثل هذا الدور محوريًا في تقديم دعم إداري متكامل للمدير/الرئيس، مما يضمن تنظيمًا عاليًا لسير العمليات اليومية. سيتولى شاغل الوظيفة مسؤولية تنظيم المواعيد، وإدارة المراسلات، وتوثيق الاجتماعات، وإعداد التقارير، مما يسهم بشكل مباشر في دعم الكفاءة التشغيلية وتحقيق أهداف الشركة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم وإدارة مواعيد المدير/الرئيس وجدول أعماله، مع التذكير بها بشكل مستمر لضمان الالتزام بالمواعيد.
• التعامل مع جميع الاستفسارات الواردة، سواء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، والرد عليها بمهنية عالية.
• إيصال البريد والمراسلات الصادرة والواردة إلى المدير/الرئيس، وضمان توزيعها بشكل فعال.
• إعداد المذكرات الدورية والمراسلات الداخلية المتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية المختلفة.
• إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية، والتأكد من توقيعها من المدير/الرئيس، ثم توزيعها حسب الحاجة.
• حضور الاجتماعات، وتسجيل محاضرها بدقة، ثم تحريرها وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• حفظ وتوثيق جميع الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
• إعداد وتقديم تقارير العمل الدورية، وتوثيقها وحفظها لضمان مرجعية واضحة للأداء.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

لشغل هذا المنصب، نبحث عن مرشح يمتلك الخبرات التالية:

• خبرة عملية مثبتة تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في دور سكرتير تنفيذي أو منصب إداري مشابه.

المهارات والكفاءات

يتطلب الدور مجموعة من المهارات الأساسية لضمان الأداء الفعال:

• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة، مع قدرة عالية على إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
• مهارات تواصل كتابي وشفوي قوية وواضحة، لضمان فعالية المراسلات والتفاعلات.
• القدرة على إعداد المراسلات والمذكرات والتقارير بدقة واحترافية عالية.
• الاهتمام الشديد بالتفاصيل والقدرة على حفظ الوثائق والملفات بشكل منظم وممنهج.

بيئة العمل

يقع مقر العمل لهذه الوظيفة بدوام كامل في مدينة تبوك. توفر شركة مزارع استرا بيئة عمل داعمة ومحفزة. الراتب الخاص بهذا الدور غير معلن وسيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات.

كيفية التقديم

ندعو المرشحين المؤهلين والمهتمين بهذا الدور إلى تقديم طلباتهم. سيتم مراجعة جميع الطلبات بعناية، وسيتم التواصل مع المرشحين الذين تتوافق مؤهلاتهم وخبراتهم مع متطلبات الوظيفة لإجراء المزيد من الخطوات في عملية التوظيف.