وصف الوظيفة - سكرتير تنفيذي للسيد عبد العزيز المساعنوان الوظيفة: سكرتير تنفيذي
التقارير إلى: السيد عبد العزيز المسا، رئيس
الموقع: الجبيل، الخبر، الأحساء، المملكة العربية السعودية
سيقدم السكرتير التنفيذي الدعم الإداري والتنظيمي والتواصل ذي المستوى العالي بثنائية اللغة (العربية والإنجليزية) مباشرة للسيد عبد العزيز المسا. يتطلب الدور احترافية استثنائية، وتقدير، وكفاءة في إدارة المعلومات الحساسة، وتنسيق الجداول الزمنية المعقدة، وضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة. يجب أن يكون المرشح استباقيًا، وموردًا، وقادرًا على التنقل في بيئة سريعة الإيقاع مع أصحاب المصلحة المتنوعين عبر المملكة العربية السعودية وعلى الصعيد الدولي.
المسؤوليات الرئيسية:- الدعم الإداري والتنفيذي:
- إدارة جدول أعمال الرئيس ثنائي اللغة، والمراسلات، والوثائق باللغتين الإنجليزية والعربية.
- صياغة ومراجعة وترجمة الاتصالات المهنية (البريد الإلكتروني، والتقارير، والعروض التقديمية) بين العربية والإنجليزية حسب الحاجة.
- التعامل مع الأمور السرية بأعلى مستوى من التقدير.
- ضمان المتابعة في الوقت المناسب على المهام والأولويات عبر مصالح الأعمال المتعددة.
- التواصل والتنسيق:
- العمل كحلقة وصل ثنائية اللغة بين الرئيس وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- إعداد أجندات، ومحاضر، وملخصات باللغتين الإنجليزية والعربية للاجتماعات.
- التواصل بشكل فعال مع الجهات الحكومية، والشركاء الدوليين، والتنفيذيين في الأعمال.
- تسهيل التواصل عبر الثقافات بسلاسة.
- دعم المشاريع والأعمال:
- تقديم دعم ثنائي اللغة للعقود، والمذكرات، والتقارير.
- إجراء بحوث وإعداد مواد إرشادية باللغتين الإنجليزية والعربية.
- دعم تتبع المشاريع، وضمان توافقها مع المواعيد النهائية والمخرجات.
- تقديم الدعم في تسجيل البائعين.
- إدارة السفر والفعاليات:
- تنظيم الوثائق ثنائية اللغة للتأشيرات، ومسارات السفر، والإقامات.
- تنسيق اللوجستيات للاجتماعات المحلية والدولية، والمؤتمرات، والفعاليات الشركات لكل من السيد المسا وعائلته.
- الدعم الاستراتيجي والتحليلي:
- المساعدة في إعداد ملخصات الأعمال، والملخصات التنفيذية، ونقاط الحديث للاجتماعات.
- مراقبة أخبار الصناعة الرئيسية وتقديم ملخصات ذات صلة بمصالح أعمال الرئيس.
- المساعدة في تحديد أولويات الفرص، والشراكات، والمهام الاستراتيجية.
- إدارة المساهمين والعلاقات:
- العمل كممثل الرئيس في بعض الاتصالات مع الجهات الحكومية، والقطاع الخاص، والشركاء الدوليين.
- الحفاظ على شبكة قوية من جهات الاتصال نيابة عن الرئيس والمتابعة في إدارة العلاقات.
- ضمان التنسيق السلس مع الزوار الهامين والشخصيات.
- إتقان التكنولوجيا الرقمية:
- إدارة الأدوات الرقمية مثل متتبعات المشاريع (Asana، Trello، أو ما شابه).
- التعامل مع مؤتمرات الفيديو، والندوات عبر الإنترنت، والاجتماعات الهجينة.
- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الرقمية وتأريخها باللغة العربية والإنجليزية.
- التطوير المهني والتمثيل:
- إعداد عروض تقديمية مصقولة باللغة العربية والإنجليزية للمؤتمرات أو المراجعات الداخلية.
- ضمان توافق العلامة التجارية والاحترافية في جميع الاتصالات.
- المساعدة الشخصية:
- الإشراف على بعض الجدولة الشخصية وتنسيق العائلة إذا تم تفويض ذلك.
- إدارة السفر الشخصي والسيطرة على ترتيبات الضيافة عالية المستوى.
المؤهلات والمتطلبات:- التعليم: درجة البكاليروس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
- الخبرة: خبرة مثبتة لمدة 5 سنوات على الأقل في دعم التنفيذيين على مستوى C.
- اللغات: الطلاقة في العربية والإنجليزية (قراءة، كتابة، وتحدث) شرط أساسي.
المهارات:- مهارات الترجمة والصياغة الاحترافية بين العربية والإنجليزية.
- إتقان عالٍ في حزمة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
- قدرة تنظيمية وقدرة على تنفيذ عدة مهام في نفس الوقت.
- مهارات تواصل ممتازة مع حساسية ثقافية.
- القدرة على إدارة الأمور السرية بتقدير.
السمات الشخصية:- مهنية، مصقولة، وعالية الحضور.
- متواصل ثنائي اللغة مع طلاقة عبر الثقافات.
- مرن، استباقي، وموجه بالتفاصيل.
- مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
- موثوق، جدير بالثقة، وحذر.
التعويضات والمنافع:- حزمة راتب تنافسية تعتمد على الخبرة.
- بدل سكن، بدل نقل، وتأمين صحي.
- إجازة سنوية ومزايا السفر.
- فرص مكافآت تعتمد على الأداء.
