مساعد إداري📣 إعلان

ملخص الوظيفة:
مساعد الرئيس التنفيذي يقدم الدعم الإداري على مستوى عالٍ مباشرةً للرئيس التنفيذي. بينما تكون المسؤولية الأساسية هي ضمان سير العمليات اليومية للرئيس التنفيذي بسلاسة، فإن حوالي 30% من الدور تشمل دعم احتياجات المكتب الإداري الأوسع خلال فترات انخفاض الطلب على الرئيس التنفيذي. المساعد يقدم التقارير حصريًا للرئيس التنفيذي ويعمل بسرية تامة، واحترافية، ومرونة عبر الأقسام حسب توجيهات الرئيس التنفيذي.

المهام والمسؤوليات:

• المسؤوليات المرتبطة بالرئيس التنفيذي (70%):
  • إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
  • التعامل مع المراسلات السرية، ورسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية.
  • إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والأجندات، ومواد الإحاطة للرئيس التنفيذي.
  • تنظيم السفر التجاري، والإقامة، ووثائق التأشيرات للرئيس التنفيذي.
  • تسهيل المتابعات على عناصر عمل الرئيس التنفيذي والحفاظ على متعقب المهام.
  • تيسير التواصل بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
  • دعم التحضير واللوجستيات لاجتماعات المجلس والتنفيذي.
  • صياغة اتصالات على مستوى عالٍ وتوحيد التحديثات التجارية.
  • تتبع الوثائق والموافقات التي تتطلب توقيع أو مراجعة الرئيس التنفيذي.
  • إدارة الملفات السرية والحفاظ على سجلات آمنة.
• الدعم الإداري والتعاون عبر الوظائف (30%):
  • دعم الأقسام الأخرى بالمهام الإدارية عند تكليفها مباشرةً من قبل الرئيس التنفيذي.
  • مساعدة فرق الموارد البشرية والمالية أو التسويق في الوثائق أو تنسيق الاجتماعات خلال فترات انخفاض الطلب على الرئيس التنفيذي.
  • المشاركة في تنسيق المشاريع الداخلية أو مهام البحث.
  • المساعدة في إعداد وتحديث السياسات والإجراءات والنماذج الداخلية.
  • العمل كبديل للاحتياجات الإدارية للمكتب التنفيذي.
  • دعم الفعاليات الداخلية، وورش العمل، أو الزيارات التي تستضيفها الإدارة العليا.
  • الحفاظ على الإمدادات والإشراف على الموردين المتعلقين بالمكتب التنفيذي أو قاعة الاجتماعات.

المؤهلات والمتطلبات:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 35 سنوات في أدوار دعم التنفيذيين.
• تفضيل الخبرة السابقة في دعم التنفيذيين على مستوى C أو المدراء العامين.
• يفضل أن يكون ثنائي اللغة (الإنجليزية والعربية إلزامي).
• م familiarity مع ثقافة العمل المؤسسي السعودي مفيد.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

انضم إلى جامعة الفيصل كمساعد إداري!
تعتبر هذه الوظيفة ضرورية في مساعدة مكتب البكالوريا داخل كلية الأعمال في إدارة المهام اليومية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• تنسيق بين منسقي الإدارة التعليمية ومكتب البكالوريا لضمان سير العمليات بسلاسة لإدارة الفصول.
• حضور الفصول المعينة ودعم المعلم خلال المحاضرات.
• تنظيم وتوزيع مواد الفصل مثل الملاحظات ودراسات الحالة.
• مراقبة الطلاب الذين يتقدمون للامتحانات لحالات الاحتياجات الخاصة وإدارة الحضور.
• المساعدة في التواصل مع إدارات تكنولوجيا المعلومات والمرافق لضمان جاهزية الفصول.
• الاحتفاظ بسجلات حضور وتصرفات الطلاب خلال الفصول.
• إدارة المهام الإدارية اليومية والمراسلات.
• الإشراف على الترتيبات للتوجهات، حفلات التخرج، وغيرها من الفعاليات.

التعليم والمؤهلات:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو المالية أو الموارد البشرية أو أي مجال ذي صلة.

الخبرة المهنية:
يتطلب حد أدنى من سنتين (2) من الخبرة في مؤسسة تعليمية أو مجال ذي صلة.

انضم إلى فريقنا كمساعد إداري وعمليات عن بُعد!

في منصة لينك إن، نحن ملتزمون بتحسين الوجود الرقمي للأفراد والشركات. بصفتك مساعد إداري وعمليات عن بُعد، ستلعب دورًا حيويًا في دعم فريقنا التنفيذي وضمان سير العمليات بكفاءة في خدماتنا على LinkedIn وعروضنا المهنية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جداول معقدة عبر المناطق الزمنية وحل صراعات الجدولة.
• تمثيل التنفيذيين في الاجتماعات، ودفع الأجندات وتوثيق القرارات.
• فحص صناديق الوارد وكتابة المراسلات المهنية.
• تخطيط وتنفيذ إيقاع العمليات بما في ذلك اجتماعات 11 والاجتماعات العامة.
• الإشراف على ترتيبات السفر والفعاليات أثناء إدارة اتصالات الموردين.
• دعم مهام الموارد البشرية، بما في ذلك نشر الوظائف وتنسيق المرشحين.
• إعداد التقارير ولوحات المعلومات للمساعدة في اتخاذ القرارات.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر.

المهارات المطلوبة:

• 35 سنوات من الخبرة في أدوار المساعد التنفيذي / الشخصي أو العمليات في بيئات سريعة الخطى.
• مهارات استثنائية في الاتصال وإدارة أصحاب المصلحة.
• قدرات قوية على تحديد الأولويات وحل المشكلات.

المؤهلات المفضلة:

• الخبرة في دعم القادة الكبار عن بُعد.
• الاطلاع على منهجيات المشاريع والتقارير التشغيلية.

الأدوات والتقنيات: الكفاءة في Google Workspace أو Microsoft 365، وأدوات التعاون (Slack، Zoom) وبرامج إدارة المشاريع.

التعويض: راتب تنافسي يتناسب مع الخبرة، بالإضافة إلى مزايا مناسبة لموقعك.

عملية التقديم: يمكن للمرشحين المهتمين التقديم عبر LinkedIn أو إرسال سيرة ذاتية إلى J@************.