مساعد إداري

عنوان الوظيفة: منسق مستندات

وصف الوظيفة:

تسعى شركتنا إلى تعيين منسق مستندات للانضمام إلى فريقنا. سيكون المرشح الناجح مسؤولًا عن إدارة وتنظيم وصيانة كافة مستندات الشركة/المشروع، وضمان الأرشفة والتوزيع وسهولة الوصول وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.

المسؤوليات:

·      استلام وتسجيل وأرشفة جميع المستندات الرسمية (عقود، رسومات، تقارير، مراسلات).

·      إدارة نظم التحكم في المستندات (نسخة ورقية وإلكترونية باستخدام ACC أو Aconex) لضمان سهولة الوصول.

·      تتبع التعديلات وضمان توزيع النسخ المحدثة على الأقسام المعنية.

·      التنسيق مع الفرق الفنية والإدارية لضمان دقة وصحة المستندات.

·      الحفاظ على سرية المستندات والتحكم في الدخول للموظفين المصرح لهم فقط.

·      إعداد تقارير دورية عن حالة المستندات وتقدم الأرشفة.

المؤهلات:

·      دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.

·      حد أدنى 13 سنوات من الخبرة في التحكم بالمستندات أو الدعم الإداري.

·      إتقان استخدام Microsoft Office ونظم إدارة الوثائق (DMS).

·      مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام بالتفاصيل.

·      إجادة اللغة الإنجليزية (كتابة والتحدث).