نظام إدارة الموارد البشرية يُعد عنصرًا محوريًا في أي مؤسسة، إذ يوفر للمؤسسة حلاً شاملاً لإدارة مجموعة واسعة من الوظائف مثل الرواتب، وسجلات الموظفين، وإدارة المواهب، وبالتالي فهو يساهم في أتمتة وتبسيط العديد من العمليات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية، وتعزيز تجربة الموظفين منذ اليوم الأول لالتحاقهم بالعمل، مما جعل الغالبية العظمى من المؤسسات تولي اهتمامًا كبيرًا بنظام إدارة الموارد البشرية باعتباره أداة أساسية في نجاحها، وفي هذا المقال نوضح ما هو نظام إدارة الموارد البشرية وكيفية عمله وفوائده ووظائفه ومعايير اختياره، وأشهر أنظمة إدارة الموارد البشرية في السعودية.
نظام إدارة الموارد البشرية:
نظام إدارة الموارد البشرية Human resources management systems واختصاره HRMS هو أداة إدارية رقمية أو برنامج يعتمد عليه قسم الموارد البشرية بالمؤسسات في تبسيط وأتمتة مختلف أنشطة الموارد البشرية، مثل التوظيف، وإدارة الإجازات، والرواتب، وجدولة العمل، وتقييم الأداء، والتخطيط للتعاقب الوظيفي، لضمان تنفيذ تلك العمليات بكفاءة عالية، وإدارة دورة حياة الموظف من التوظيف حتى إنهاء الخدمة باحترافية.
ويُعد نظام إدارة الموارد الموارد البشرية هو البديل الأمثل لتنفيذ مهام عمليات الموارد البشرية بطريقة يدوية معقدة، مما يساهم في تقليل الأخطاء، ويسمح للموظفين والمديرين بإدارة مهام الموارد البشرية من أي مكان بأمان، كما يتيح لقسم الموارد البشرية التركيز على المهام الأكثر أهمية مثل تطوير المواهب وبناء ثقافة مؤسسية قوية، بدلًا من إهدار الوقت والجهد في المهام اليدوية المتكررة، مما يُسهم في تعزيز النمو وتحقيق الأهداف التنظيمية بكفاءة.
ويجمع نظام إدارة الموارد البشرية بين مجموعة من الأدوات الرقمية التي تدمج جميع وظائف الموارد البشرية في منصة واحدة، تشمل إدارة معلومات الموظفين (HRIS)، وإدارة التدريب، وإدارة الأداء، ونظام تتبع المتقدمين (ATS)، وإدارة الرواتب، مما يساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية بالمؤسسة.
تدعمك صبّار بمدير موارد بشرية كفء قادرًا على إدارة النزاعات بذكاء، وتطوير أنظمة تقييم ومكافآت عادلة، وإعادة تنظيم هيكل الفريق، لضمان إدارة قوتك العاملة باحترافية.
أهم أنظمة إدارة الموارد البشرية في السعودية:
تعتمد مختلف المؤسسات بالمملكة العربية السعودية على مجموعة من أنظمة إدارة الموارد البشرية التي تراعي القوانين المحلية مثل نظام العمل السعودي، ومن أشهر تلك الأنظمة ما يلي:
1- نظام صبار
صبار هو نظام سعودي شامل متخصص في التوظيف في السعودية، وتعتمد عليه الشركات الصغيرة والمتوسطة وكذلك الشركات ال enterpirze وذلك في في إدارة قوتها العاملة، من حيث التوظيف ومتابعة التوظيف بكل سهولة في السوق المحلي.
تعرف أكثر على خدمات صبار للشركات.
2- منصة مدد
أطلقت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية السعودية منصة مدد التي تتيح للمنشآت رفع ملفات الرواتب إلكترونيًا لمتابعة التزامها بصرف الأجور في مواعيدها، لضمان الالتزام بنظام حماية الأجور، وتُستخدم في توثيق عقود العمل بين المنشآت والموظفين.
3- منصة بيزات
تستخدم المنشآت في المملكة العربية السعودية منصة بيزات في تخزين بيانات الموظفين، وإدارة الرواتب، وإدارة التأمين الطبي والجماعي بشكل رقمي، وتتبع حضور الموظفين، والحصول على بيانات تساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة.
4- نظام جسر
يُعد نظام جسر من الأنظمة المتكاملة في إدارة الموارد البشرية بمنشآت المملكة العربية السعودية، إذ يمتاز بتكامله مع المنصات الحكومية السعودية، وتزويد المنشآت بالتحديثات القانونية في المملكة، فضلًا عن استخدامه في تتبع أوقات الموظفين، وإدارة الرواتب والمزايا، وحماية بيانات الموظفين، وأتمتة جميع المهام الإدارية.
هل تمتلك خبرة في الموارد البشرية وتبحث عن فرصة عمل تناسب طموحاتك؟ يمكنك تصفح وظائف الموارد البشرية المنشورة عبر صبّار وتقديم سيرتك الذاتية، لتبدأ مرحلة جديدة من التميز المهني.
كيفية عمل نظام إدارة الموارد البشرية؟
يعمل نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) كمنصة رقمية متكاملة تهدف إلى أتمتة وتنظيم كافة عمليات الموارد البشرية داخل المؤسسة، وفيما يلي شرحًا تفصيليًا لكيفية عمل النظام:
1- جمع البيانات وتخزينها في قاعدة مركزية
عند اعتماد نظام إدارة الموارد البشرية والبدء في تشغيله، يتم إدخال بيانات الموظفين، من خلال إنشاء ملفًا خاصًا بكل موظف وتزويده بالبيانات التالية: الاسم، الرقم الوظيفي، الجنسية، المؤهل، تفاصيل الرواتب، الإجازات، التقييمات، سجلات الحضور والانصراف، العقوبات والمكافآت.
وجميع تلك البيانات يخزنها النظام في قاعدة بيانات مركزية مؤمنة، تتيح للموظفين الوصول إليها بسهولة في أي وقت ومن أي مكان، دون الحاجة إلى الأوراق والمجلدات.
2- تشغيل المهام الروتينية تلقائيًا
يعتمد قسم الموارد البشرية على نظام إدارة الموارد البشرية في أتمتة المهام اليومية المتكررة، مثل إصدار كشوف الرواتب شهريًا تلقائيًا، واحتساب ساعات العمل والإجازات، وإرسال الإشعارات عند انتهاء العقود أو من أجل إجراء المراجعات الدورية، بما يضمن تنفيذ تلك المهام دون أخطاء، ويقلل من الحاجة إلى العمل اليدوي.
3- تتبع أداء الموظفين
يعمل نظام إدارة الموارد البشرية على مراقبة مؤشرات الأداء مثل إنتاجية الموظف، والالتزام بساعات العمل، ومتابعة نتائج التقييمات الدورية، ومن ثم يحول تلك البيانات إلى تقارير يستفيد منها قسم الموارد البشرية في اتخاذ قرارات استراتيجية خاصة بالقوى العاملة، مثل الترقيات، صرف المكافآت، توفير البرامج التدريبية لمعالجة ضعف الأداء.
4- تمكين الموظفين عبر الخدمة الذاتية
يحتوي نظام إدارة الموارد البشرية على بوابة الخدمة الذاتية، وهي بوابة مخصصة للموظفين تتيح لهم مراجعة بياناتهم الشخصية وتعديلها، الاطلاع على سجل الإجازات، تقديم طلب إجازة، مراجعة سجل الحضور والانصراف، مراجعة كشف الراتب، وكل ذلك دون الرجوع إلى قسم الموارد البشرية لتنفيذ أيًا من تلك العمليات، مما يعزز من شعور الموظف بالاستقلالية والثقة.
5- التنبؤ باستخدام التحليلات الذكية
نظام إدارة الموارد البشرية مزود بأدوات التحليل التي تحول بيانات الموظفين إلى تقارير دقيقة، ترجع إليها الإدارة العليا بالمؤسسة في تحديد الأقسام التي تعاني من انخفاض الأداء، وتحليل كفاءة وفعالية التدريب، كما تستفيد منها في توقع نسب الاستقالات واتخاذ الإجراءات اللازمة لتقليل خطر ارتفاع معدل الدوران الوظيفي.
وظائف نظام إدارة الموارد البشرية:
يقوم نظام إدارة الموارد البشرية بتنفيذ مجموعة من الوظائف بشكل آلي يضمن تحسين كفاءة قسم الموارد البشرية في إدارة القوى العاملة بالمؤسسة، تشمل تلك الوظائف ما يلي:
1- تنفيذ التوظيف والاستقطاب
يُعد التوظيف واستقطاب الكفاءات المناسبة من أبرز مهام قسم الموارد البشرية، لذلك يعتمد المتخصصون على نظام إدارة الموارد البشرية في كل خطوة من خطوات التوظيف لتسهيلها، فعن طريقه يتم نشر الإعلانات الوظيفية على المنصات المختلفة، والبحث عن المرشحين المحتملين وتحليل سيرهم الذاتية، والتواصل مع المتقدمين وإدارة المقابلات، وإتمام إجراءات التعيين والانضمام للمؤسسة، وهو ما يعزز من كفاءة وتنظيم عملية التوظيف.
اعرف أكثر عن: التوظيف وأنواعه وفوائده وأهدافه والتحديات التي تواجهه
من خلال صبّار يمكنك تعيين مسؤول توظيف يمتلك مهارات التقييم والفرز، ويضمن لك مرشحين ذوي كفاءة عالية، يدير دورة التوظيف بفعالية وأقل تكلفة.
2- تنفيذ التوجيه الوظيفي
التوجيه الوظيفي هو مجموعة من الأنشطة التي ينفذها قسم الموارد البشرية عند تعيين الموظفين الجدد في المؤسسة، بهدف إدماجهم سريعًا في بيئة العمل، وإمدادهم بالأدوات التي تمكنهم من أداء مهامهم الوظيفية بكفاءة، وتوفر بعض أنظمة إدارة الموارد البشرية أدوات لدعم مختلف جوانب عملية التوجيه، مثل تسهيل تسليم الأدوات التقنية وإنشاء حسابات البريد الإلكتروني، وتوفير دليل إلكتروني ترحيبي بالموظف، مما يُشعر الموظف الجديد بالترحيب والدعم منذ اليوم الأول.
تعرف على: دليل توجيه الموظف الجديد Onboarding: ملخص مع شرح
3- إدارة التدريب والتطوير
من أبرز وظائف نظام إدارة الموارد البشرية، دعم عمليات تدريب وتطوير القوى العاملة، إذ يوفر منصة متكاملة لتنظيم وتتبع البرامج التدريبية وخطط التطوير للموظفين، منها برامج تدريبية مخصصة للموظفين الجدد، ومتابعة تقدم الموظفين في البرامج التدريبية، كما يقوم النظام بتقديم توصيات تدريب بناءً على تقييم الأداء واحتياجات التطوير، فضلًا عن دوره في ربط أهداف التدريب بالأهداف العامة للمؤسسة.
اطلع على: تدريب الموظفين: كيف يتم تطوير وتدريب الموظفين وخطوات عمل خطة التدريب
3- معالجة الرواتب
يتولى نظام إدارة الموارد البشرية مهمة معالجة رواتب الموظفين، إذ يعمل على تبسيط تلك العملية وتنفيذها بسرعة وشفافية من خلال احتساب الأجور بدقة بناءً على عدد أيام حضور الموظف، والعطلات الرسمية، والإجازات المُسجلة، وساعات العمل الإضافي، والخصومات والاستقطاعات المختلفة، ومن ثم يحسب راتب كل موظف بدقة حسب بياناته الشهرية، مما يقلل الأخطاء ويوفر وقت قسم الموارد البشرية.
يمكنك الاطلاع على:نظام التعويضات في الموارد البشرية
4- تتبع الوقت والحضور
ثمة وظيفة أساسية يقوم بها نظام إدارة الموارد البشرية، وهي تتبع وقت حضور ومغادرة الموظفين، عن طريق تسجيل حضور الموظفين تلقائيًا، وتتبع الإجازات بأنواعها، وإدارة العطلات الرسمية، وإنشاء تقارير تفصيلية بشكل يومي أو شهري، وهي عملية بالغة الأهمية لضمان الامتثال للسياسات الداخلية بالمؤسسة، ولأنها تمد قسم الموارد البشرية بمعلومات تُستخدم في تحديد الرواتب، وتقييم الأداء، والعمل الإضافي، والإجازات المُستحقة.
5- إعداد التقارير
من الوظائف الحيوية لأنظمة إدارة الموارد البشرية، إمداد قسم الموارد البشرية والإدارة العليا بالمؤسسة بالتقارير التي يُستند إليها في اتخاذ قرارات خاصة بالموظفين، إذ يستخدم النظام البيانات المحدثة المخزنة في قاعدة بياناته ويحولها إلى تقارير تُنشأ تلقائيًا حول بيانات الموظفين، وساعات العمل، وتكاليف الرواتب، ومؤشرات الأداء والتوظيف، وبالتالي تُعد هذه التقارير أساسية في عمليات التخطيط واتخاذ القرار بناءً على بيانات دقيقة ومُحدثة.
6- قياس أداء الموظفين
يوفر نظام إدارة الموارد البشرية مجموعة من الأدوات التي تُستخدم في قياس أداء الموظفين، من خلال إجراء تقييمات أداء عادلة ومنظمة، وتحليل اتجاهات الأداء الفردي والجماعي، وإجراء استبيانات لقياس مستوى مشاركة الموظفين، وتحليل نتائج تلك الاستبيانات لاتخاذ قرارات فعالة لتحسين البيئة الداخلية، وبناءً على نتائج تلك التحليلات، يصدر قسم الموارد البشرية قرارات الترقية، وزيادة الرواتب، وتكريم الموظفين ذوي الأداء المتميز.
اكتشف المزيد حول: تقييم الأداء الوظيفي
7- إدارة القوى العاملة
يقوم نظام إدارة الموارد البشرية بإدارة القوى العاملة بالمؤسسة، من خلال الأدوات التي يوفرها وتُستخدم في تقسيم الموظفين في فرق حسب الأقسام أو المواقع الجغرافية، وإنشاء بوابة مركزية لتحليل البيانات ودعم اتخاذ القرار، ومواءمة الرواتب ما توصيات قسم المحاسبة بالمؤسسة، فضلًا عن الحفاظ على الامتثال للوائح والقوانين، مما يساعد على تحسين إدارة القوى العاملة وتحقيق كفاءة تشغيلية أكبر.
8- تحسين أداء القوى العاملة
من أهم الأسباب التي تجعل قسم الموارد البشرية يعتمد على نظام إدارة الموارد البشرية، الدور الفعال الذي يقوم به في تحسين أداء الموظفين، إذ يحتوي النظام على أدوات ومكونات تمكّن من تحسين آلية العمل، والتحكم بشكل أفضل في كيفية إدارة وتشغيل الفريق، وتحقيق التوازن بين رضا العملاء وجدولة أوقات العمل وخفض التكاليف التشغيلية ومراقبة مؤشرات الأداء، وجميعها تساهم في رفع الكفاءة والإنتاجية، وزيادة الرضا الوظيفي.
9- حفظ السجلات
إحدى المهام الأساسية لأي نظام إدارة موارد بشرية هي تخزين معلومات الموظفين، إذ يحتوي النظام على قاعدة بيانات تُخزن عليها معلومات عن كل موظف تشمل المعلومات الشخصية، والسجل الوظيفي، ومعلومات العمل الحالية، والبيانات المالية، إلى جانب معلومات إضافية بيانات جواز السفر والتأشيرة، ويحفظ النظام كل تلك البيانات في ملفات رقمية بدلًا من ورقية، كما يعمل على تحديثها بشكل دوري حتى يتسنى استخدامها في اتخاذ قرارات إدارية مهمة، وإنشاء تقارير دقيقة.
10- إدارة مزايا الموظفين
يستخدم قسم الموارد البشرية نظام إدارة الموارد البشرية في إدارة حزم المزايا التي تقدمها المؤسسة للموظفين مباشرة، إذ يعمل النظام على خصم المساهمات الشهرية للموظفين، وإضافة مزايا متعددة للموظف، وإدارة مساهمات صاحب العمل، مما يجعل تلك العملية أسهل وأكثر تنظيمًا، ويتيح لقسم الموارد البشرية المزيد من الوقت للتركيز على مهام أهم.
فوائد نظام ادارة الموارد البشرية:
هناك العديد من الفوائد لاستخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية. تتضمن بعض الفوائد الأكثر شيوعًا ما يلي:
1- تعزيز الكفاءة والإنتاجية
يُعد تحسين كفاءة قسم الموارد البشرية وزيادة إنتاجيته من أبرز فوائد استخدام نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، إذ يعتمد القسم على النظام في أتمتة عمليات الموارد البشرية المتكررة، وتحسين التواصل، وتبسيط العمليات المعقدة، مما يساهم في تقليل الوقت الذي يقضيه موظفو الموارد البشرية في الأعمال الإدارية، وضمان تنفيذها دون أخطاء بشرية مكلفة.
ومن خلال نظام الموارد البشرية، يستطيع الموظفون التحكم بمعلوماتهم الشخصية، والرواتب، وطلبات الإجازة، والوصول إلى تفاصيل المزايا، مما يسمح لفريق الموارد البشرية بالتركيز على المهام الاستراتيجية فحسب.
اطلع على: الإنتاجية في العمل والعوامل المؤثرة على الإنتاجية وطرق تحسين ضعف الإنتاجية
2- تمكين الموظفين من الخدمة الذاتية
من أهم مزايا نظام الموارد البشرية للموظفين، أنه يتيح لهم الوصول المباشر إلى معلوماتهم الشخصية عبر بوابة الخدمة الذاتية التي تعرض بيانات مهمة مثل الرواتب، والحضور، والإجازات، وتقييم الأداء، وذلك دون الحاجة إلى الرجوع لقسم الموارد البشرية، وهو أمر بالغ الأهمية خاصة في المؤسسات التي يعمل بها عدد كبير من الموظفين، إذ يصعب على قسم الموارد البشرية الرد على كل استفسار بشكل فردي.
3- تحسين إدارة البيانات
استفادت المؤسسات كثيرًا من انظمة موارد بشرية في تحسين إدارة بيانات موظفيها، ففي السابق، كانت تلك البيانات تُخزن وتُدار باستخدام الأوراق، وهو ما تطلب استثمارًا كبيرًا في المساحات اللازمة للتخزين، فضلًا عن الوقت المهدور في التعامل مع البيانات، أما الحلول الرقمية التي وفرها نظام إدارة الموارد البشرية فقد ساعدت في إدارة بيانات الموظفين بشكل أكثر كفاءة، وأمكن تتبع الأداء، وإدارة الرواتب والمزايا، وضمان الامتثال للوائح التنظيمية بسهولة.
وتشمل تحسين إدارة البيانات تعزيز أمنها، إذ أن نظام الموارد البشرية للموظفين مزود بأحدث تقنيات الأمان التي تضمن الحفاظ على خصوصية البيانات من الوصول غير المصرح به، وهو ما سهّل على أصحاب العمل تخزين بيانات الموظفين بأمان وبطريقة محمية.
4- تحسين عملية اتخاذ القرار
تفيد انظمة موارد بشرية في تحسين عملية اتخاذ القرارات التي تخص الموظفين بالمؤسسة، لأنها توفر للقادة رؤى تحليلية لاتجاهات القوى العاملة، وبالتالي تُتخذ قرارات بناءً على الأدلة والبيانات وليس بالاعتماد على الحدس، وهي القرارات الخاصة بتحديد فجوات المهارات، والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية من المواهب، وتحسين توزيع الموارد، ووضع الخطط والسياسات المناسبة للمؤسسة.
5- تقليل التكاليف
يساهم نظام إدارة الموارد البشرية بشكل مباشر في تقليل التكاليف التشغيلية، لأنه يوفر طريقة أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة لتخزين البيانات وإدارتها، كما تنخفض تكاليف إدارة الرواتب بشكل كبير بمجرد الالتزام بالامتثال، فضلًا عن دوره في حماية المؤسسة من مخاطر عدم الامتثال وما يصاحبها من عقوبات وغرامات، وفي أتمتة سير العمل التي تقلل من الحاجة لتدخل الموظفين في كل خطوة من خطوات العملية.
6- تحسين مشاركة الموظفين ورضاهم
تُعد انظمة الموارد البشرية من العناصر الأساسية في تحسين مشاركة الموظفين وزيادة رضاهم الوظيفي، نظرًا لاحتواء تلك الأنظمة على ميزات مثل الخدمة الذاتية، وإمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة، وإدارة الرواتب الدقيقة وفي الوقت المناسب، وتحسين إدارة الحضور والإجازات، وجميعها جاءت بديلة للمهام التي كانت تُدار بطريقة فوضوية وتستغرق وقتًا طويلًا، وبالتالي فهي تبقي الموظفين مندمجين ومشاركين بفعالية وهو ما ينعكس على الرضا الوظيفي ومستويات الإنتاجية بالإيجاب.
كما أن تلك الأنظمة تمد المؤسسات ببيانات دقيقة حول احتياجات الموظفين ومجالات التحسين، وبالتالي تدرك المؤسسات ما يريده الموظفون وتقدمه لهم بطريقة سهلة وممتعة، تخلق داخلهم رغبة في الاستمرار بالمؤسسة.
7- تقليل معدل الدوران الوظيفي
تشمل فوائد استخدام نظام الموارد البشرية للموظفين أنه يقلل من معدل الدوران الوظيفي بالمؤسسة، فمن خلال الأدوات التي يوفرها والمعلومات التي يقدمها حول آليات التغذية الراجعة المنتظمة، وتتبع مسار التطوير المهني، وإدارة أداء الموظفين، يمكن للمؤسسات تحديد مخاطر فقدان الموظفين، ومن ثم تعمل على معالجتها بشكل استباقي قبل أن تتفاجئ بتقديم استقالات متتالية، إذ تعمل على تطوير استراتيجيات تساهم في تعزيز ولاء الموظفين للمؤسسة والاحتفاظ بهم.
اعرف أكثر عن: الدوران الوظيفي Employee Turnover وأسبابه وكيفية حساب المعدل وأثره
8- الوصول الفوري إلى البيانات
سهلت أنظمة إدارة الموارد البشرية على قسم الموارد البشرية الوصول إلى بيانات الموظفين في الوقت الفعلي، لأنها تخزن بيانات الموظفين في قاعدة بيانات مركزية واحدة، مما يسمح للمستخدمين المصرح لهم بالوصول إلى البيانات الفورية بسهولة، دون الاضطرار إلى استخدام جداول بيانات متعددة وسجلات ورقية، وهو أمر يُعزز من سرعة ودقة اتخاذ القرار، ويقلل من احتمالية اتخاذ قرارات خاطئة نتيجة الرجوع إلى معلومات غير كافية أو غير محدثة.
9- سهولة إعداد التقارير
يتيح نظام إدارة الموارد البشرية للمؤسسات إنشاء تقارير إدارة المعلومات والتقارير القانونية المُحددة مسبقًا بشكل فوري ودون الحاجة إلى إعداد مسبق، فضلًا عن أدوات التصفية التي يتضمنها النظام إنشاء تقارير مخصصة عن القوى العاملة استنادًا إلى معايير متعددة، كما أن لوحات معلومات الموارد البشرية توفر لمحة سريعة عن البيانات الحيوية على شاشة واحدة بالنظام.
10- ضمان الامتثال القانوني
تحتاج المؤسسات إلى استخدام نظام إدارة الموارد البشرية لضمان امتثالها لقوانين العمل المحلية وتجنب الغرامات والعقوبات التي تفرضها الجهات الحكومية، لأن هذا النظام يقوم بإجراء تحديثات تلقائية للتغيرات التشريعية بصورة مستمرة، كما يعطي إشعارًا لقسم الموارد البشرية في حال وجود خطر بوقوع مخالفة، مما يضمن مواكبة التغيرات المستمرة في القوانين واللوائح الحكومية بشكل يدوي، ويساعد في تجنب المخالفات قبل حدوثها.
إذا كنت تبحث عن أخصائي عمليات موارد بشرية يجمع بين الخبرة التقنية والإدارية، لضمان تشغيل قسم الموارد البشرية بكفاءة عالية دون الحاجة إلى تدريب طويل أو إشراف مستمر، يمكنك الاعتماد على صبّار التي تلبي متطلباتك بدقة.
معايير اختيار نظام إدارة الموارد البشرية:
على الرغم من تعدد وظائف وميزات نظم إدارة الموارد البشرية المتاحة؛ إلا أن هناك معايير يجب أخذها في الاعتبار عن اختيار النظام المناسب للمؤسسة، تشمل تلك المعايير ما يلي:
1- قاعدة البيانات المركزية
من الميزات الأساسية التي يجب توافرها في أنظمة إدارة الموارد البشرية، قاعدة البيانات المركزية التي تحفظ بيانات جميع الموظفين في مكان رقمي واحد، لسهولة البحث عنها وتسريع إجراءات التدقيق والمراجعة.
2- التكامل والتوافق
عند اختيار نظام إدارة الموارد البشرية، يجب التأكد من قدرته على التواصل بفعالية وسلاسة مع أنظمة البرامج الأخرى في المؤسسة، مثل أنظمة المحاسبة والإدارة المالية، من أجل سهولة مشاركة الملفات والمعلومات وتبادلها آليًا.
3- سهولة الاستخدام
يجب أن يكون نظام إدارة الموارد البشرية سهل الاستخدام، لأن الهدف الأساسي منه هو تخفيف أعباء العمل عن قسم الموارد البشرية، لذا لا بد من احتواء النظام على واجهة سهلة التعلم، مع قيام مزود النظام بتقديم النصائح، والتدريب، والدعم الفني القادر على الرد على أي استفسار دون تأخير.
4- أمان البيانات
لا يجب الإغفال عن التأكد من أن نظام إدارة الموارد البشرية يوفر ميزات أمان البيانات عند اختياره، لضمان الحفاظ على سرية البيانات التي يخزنها، لذا يجب أن يوفر النظام وصولاً وتخزينًا آمنًا للبيانات، وتشفيرًا لحماية المعلومات الحساسة.
5- مواكبة تغيرات قوانين العمل
لضمان امتثال المؤسسة لقوانين العمل المحلية، يجب أن يكون نظام إدارة الموارد البشرية قادرًا على مواكبة التغيرات المستمرة التي تشهدها تلك القوانين، للتأكد من أن عمليات الموارد البشرية متوافقة تمامًا مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.
6- مرونة الرواتب
تُعد الرواتب من أكثر عمليات الموارد البشرية تعرضًا للتغييرات من عام إلى آخر وعلى مدار العام الواحد، الأمر الذي يفرض على المؤسسات اختيار نظام إدارة موارد بشرية مزود بأداة إدارة رواتب مرنة وقابلة للتطوير لتتكيف بسهولة مع تلك التغييرات دون الحاجة إلى إعادة هيكلة العمليات.
7- رقمنة العمليات
يجب أن يحتوي نظام إدارة الموارد البشرية على ميزة رقمنة العمليات التي تتيح للموظفين وقسم الموارد البشرية إدارة الجداول الزمنية أو طلبات الإجازة بسهولة تحقق لفريق العمل أكبر قدر من الاستقلالية وتساهم في تتبع الوقت بسلاسة وشفافية.
8- الوصول عن بُعد
من الميزات التي تسهل من العمل على نظام إدارة الموارد البشرية، العمل عن بُعد والوصول الآمن عبر الإنترنت من أي نوع من الأجهزة، إذ يسهل ذلك من تنظيم عمل المستخدمين، ويمكّن قسم الموارد البشرية من إدارة شؤون الموظفين بسلاسة تامة.
9- القابلية للتوسع
لا بد أن يكون نظام إدارة الموارد البشرية قابلًا للتوسع، بحيث يمكن تعديل مختلف وظائفه وفقًا للاحتياجات، بما يتماشى مع استراتيجية الموارد البشرية في المؤسسة، كما يجب أن يكون قادرًا على التعامل مع التغيرات في أعداد الموظفين بالمؤسسة دون التأثير على نموها.
10- تكلفة النظام
يتوقف اختيار البرنامج المناسب لإدارة الموارد البشرية على تكلفته، إذ تحتاج المؤسسات لاختيار النظام الذي يلبي احتياجاتها الحالية والمستقبلية ويعزز من إنتاجية الموارد البشرية، وبالتالي لا يستند هذا الاختيار على الأرخص أو الأغلى في السوق، ولكنه على النظام الذي يحقق قيمة حقيقية للمؤسسة والموظفين.
كوّن فريق الموارد البشرية المثالي مع صبّار
إذا كنت تسعى لتوظيف فريق موارد بشرية يعرف كيف يجذب المواهب ويحتفظ بها ويدعم نمو شركتك، يمكنك الاعتماد على صبّار للتوظيف التي تضمن لك دعمك بأفضل الكفاءات في مجال الموارد البشرية.
تمتلك صبّار قاعدة بيانات لأفضل المرشحين في الموارد البشرية على مستوى المملكة، ذوي مستويات الخبرات المتعددة، المؤهلين للعمل بدوام كامل أو جزئي، من المقر أو أون لاين، لضمان تلبية متطلبات عملك بدقة، فقط تواصل معنا لتبدأ رحلة توظيف احترافية تنتهي بتكوين فريق العمل المثالي.
الخاتمة:
نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو منصة رقمية متكاملة تهدف إلى أتمتة وتنظيم جميع عمليات الموارد البشرية في المؤسسة. يتيح هذا النظام لأقسام الموارد البشرية تنفيذ المهام المختلفة مثل التوظيف، إدارة الرواتب، متابعة الأداء، وتتبع الحضور والإجازات بشكل آلي وفعال، مما يقلل من الأخطاء اليدوية ويزيد من كفاءة العمل. ويتميز النظام بوجود قاعدة بيانات مركزية تسهل الوصول إلى معلومات الموظفين، كما يدعم الخدمة الذاتية التي تمكّن الموظفين من إدارة بياناتهم وطلباتهم دون الرجوع المستمر لقسم الموارد البشرية، مما يعزز من الاستقلالية والرضا الوظيفي.
في المملكة العربية السعودية، تبرز مجموعة من الأنظمة المتوافقة مع القوانين المحلية مثل نظام العمل، ومن أبرزها: نظام مرن الذي يخدم الشركات الصغيرة والمتوسطة، ومنصة مدد الحكومية التي تضمن الالتزام بنظام حماية الأجور، ومنصة بيزات التي توفر حلولًا متكاملة لإدارة الرواتب والتأمينات، ونظام جسر الذي يتميز بتكامله مع الجهات الحكومية السعودية. هذه الأنظمة توفر أدوات قوية لتحسين الكفاءة التشغيلية وضمان الامتثال القانوني، مما يجعلها الخيار الأمثل للمؤسسات الساعية إلى تطوير إدارة مواردها البشرية بفعالية.
