Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تعلن شركة زوارق سفان عن حاجتها لمساعد إداري للانضمام إلى فريقها في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للرئيس المباشر وضمان سير العمليات اليومية بكفاءة وفعالية. يتطلب الدور مرشحاً لديه خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال الدعم الإداري.

الهدف من الوظيفة

يتولى المساعد الإداري مسؤولية متابعة تنفيذ القرارات الإدارية، وتنظيم المراسلات والمواعيد، وإنجاز الأعمال الإدارية الروتينية لضمان سلاسة سير العمليات. كما يساهم الدور في تنسيق وتنظيم الاجتماعات وتوثيقها، مما يدعم الفاعلية التشغيلية للوحدة التنظيمية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تطبيق القرارات الإدارية.
• إدارة البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين.
• متابعة البريد الإلكتروني والرد عليه وفقاً لتوجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة المختلفة المطلوبة لدعم سير العمل اليومي.
• الرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المختصة عند الضرورة.

تنظيم الوثائق والاجتماعات

• تنظيم الملفات الخاصة وحفظ المعاملات بأسلوب يسهل عملية الرجوع إليها واسترجاعها.
• تنسيق وتنظيم المواعيد والاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر وموظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها بدقة واحترافية.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف المشاركة.

المتطلبات الأساسية

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال الدعم الإداري أو وظيفة ذات صلة.
• القدرة على متابعة تنفيذ التعليمات والقرارات الإدارية بفعالية.
• مهارات تنظيمية عالية في إدارة الوقت والمواعيد والوثائق.
• إتقان استخدام برامج الحاسب الآلي المكتبية.

معلومات إضافية عن الوظيفة

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة جدة، بمنطقة مكة المكرمة. سيتم تحديد الراتب بناءً على المؤهلات والخبرة، وسيتم الإفصاح عنه خلال مراحل المقابلة.