Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة موزايك إيليت، وهي شركة استشارات إدارية، عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة العليا والمساهمة في تنظيم أعمال المشاريع الاستشارية. هذه الفرصة مناسبة للمرشحين ذوي الخبرة من 0 إلى 1 سنة.

الغرض من الوظيفة

يتيح هذا الدور فرصة لبناء مسيرة مهنية في قطاع الاستشارات، حيث سيكتسب شاغل الوظيفة خبرة عملية مباشرة في إدارة المشاريع، والتواصل المؤسسي، وإعداد العروض والتقارير. يشمل الدور متابعة الفرص والعملاء المحتملين، وإدارة التواصل مع العملاء، والمساعدة في إعداد المسودات الأولية للعروض التقديمية تحت إشراف مباشر، بالإضافة إلى التحضير للاجتماعات وإعداد محاضرها.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• تنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية، وإنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني وتوزيعه والرد عليه حسب التوجيهات.
• إنجاز أعمال الطباعة، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.
• تنظيم وحفظ الملفات والمستندات الإدارية ورقياً وإلكترونياً بطريقة تسهل الرجوع إليها.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر وموظفي الوحدة التنظيمية والمشاركة فيها.
• تدوين وتوثيق محاضر الاجتماعات، وطباعتها وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• متابعة وتنظيم قاعدة بيانات الفرص والعملاء المحتملين وتحديثها دورياً.
• إدارة مراسلات الشركة مع العملاء، والرد على استفساراتهم، وتنسيق التواصل.
• المساعدة في إعداد المسودات الأولية للعروض التقديمية والمستندات تحت إشراف الإدارة.
• التحضير للاجتماعات من حيث التنسيق والجدولة وتجهيز المواد اللازمة.
• متابعة تنفيذ المهام والقرارات الناتجة عن الاجتماعات.
• تقديم الدعم الإداري العام للإدارة والمساندة في المهام اليومية للمشاريع.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح من 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو ذي صلة.
• القدرة على تقديم الدعم الإداري والتنظيمي الفعال.
• مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة.
• الرغبة في بناء مسيرة مهنية في قطاع الاستشارات.

بيئة العمل

يعمل المساعد الإداري ضمن فريق شركة موزايك إيليت في جدة، مكة المكرمة، في بيئة استشارية ديناميكية. الوظيفة بدوام كامل وتتطلب التزاماً بتقديم الدعم المستمر لعمليات الشركة ومشاريعها.

التقديم

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم على هذه الوظيفة.