Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة تمس للاستشارات الادارية مهنية عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها في جدة، مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم دعم إداري شامل للمدير/الرئيس، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية. يتطلب الدور تنظيمًا دقيقًا للمهام وإدارة فعالة للمراسلات والوثائق.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

يتولى السكرتير التنفيذي مجموعة من المهام الإدارية المحورية التي تدعم كفاءة العمليات، وتشمل ما يلي:

• تنظيم مواعيد المدير/الرئيس وتذكيره بها بشكل مستمر.
• التعامل مع الاستفسارات الواردة والرد عليها بمهنية.
• إيصال البريد والمراسلات إلى المدير/الرئيس وضمان وصولها في الوقت المناسب.
• إعداد المذكرات الدورية والمذكرات المتعلقة بعمل الوحدات التنظيمية الداخلية.
• إجراء المراسلات الاعتيادية مع الجهات الخارجية، والتنسيق لتوقيعها من المدير/الرئيس، ثم توزيعها.
• حضور الاجتماعات وتسجيل محاضرها بدقة، ثم تحريرها وتوثيقها.
• حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس بطريقة منظمة وآمنة.
• إعداد وتقديم تقارير العمل الدورية، بالإضافة إلى توثيقها وحفظها.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

لشغل هذا المنصب، يجب أن يمتلك المرشح المؤهلات والخبرات التالية:

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تنظيم المهام المتعددة وإدارة الوقت بفعالية.
• مهارات تواصل كتابي وشفوي ممتازة باللغة العربية.
• إتقان استخدام برامج الحاسب الآلي المكتبية (مثل Microsoft Office).

بيئة العمل

يقع مقر العمل في مدينة جدة ضمن منطقة مكة المكرمة، وتوفر الشركة بيئة عمل احترافية وداعمة. الوظيفة بدوام كامل، مما يتطلب التزامًا كاملاً بساعات العمل المحددة.

معلومات إضافية

الراتب الخاص بهذا الدور سيتم تحديده بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة الشخصية. لا تتردد في التقديم إذا كنت ترى في نفسك الكفاءة والقدرة على أداء هذه المهام بتميز.