Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث مدرسة الكاشف الأهلية في مكة المكرمة عن سكرتير للانضمام إلى فريقها بدوام كامل. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير والإدارة، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وفعالية عالية.

الغرض من الدور

يتولى شاغل هذه الوظيفة مسؤولية دعم المدير أو الإدارة من خلال إعداد الوثائق، وإدارة المكالمات الهاتفية والزوار، بالإضافة إلى المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية وتنظيم جداول الأعمال بشكل دقيق ومنظم.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تدوين الملاحظات المكتوبة بسرعة (الاختزال)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ثم مراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب المحددة.
• استقبال وفرز وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، وتسجيل الرسائل الهاتفية، والإجابة على الاستفسارات، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المعنية.
• فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين في الاجتماعات، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.
• إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان تنظيم جميع المستندات وحفظها بشكل منهجي ومنتظم.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.
• القدرة على تدوين الملاحظات بسرعة ودقة عالية.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة للوقت.
• إتقان استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية.

تفاصيل العمل والموقع

هذه الوظيفة بدوام كامل، ويقع مقر العمل في مدينة مكة المكرمة. يتطلب الدور التواجد في مقر مدرسة الكاشف الأهلية لتقديم الدعم الإداري المباشر.

التقديم للوظيفة

ندعو المرشحين المؤهلين والمهتمين ممن تنطبق عليهم المتطلبات المذكورة أعلاه إلى تقديم طلباتهم لهذه الفرصة.