Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث مؤسسة عبدالعزيز علي بايعشوت عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في مدينة مكة المكرمة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري والتشغيلي الشامل، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة عالية ضمن المؤسسة.

الهدف من الدور

يتولى المساعد الإداري مسؤولية توفير دعم إداري وتشغيلي حيوي من خلال الإشراف الميداني الفعال، ومتابعة تطبيق معايير الجودة، بالإضافة إلى إعداد وتدقيق المطالبات الإدارية الخاصة بالمؤسسة. يساهم هذا الدور بشكل مباشر في تنظيم وتسهيل المهام الإدارية لضمان تحقيق الأهداف التشغيلية.

المسؤوليات الرئيسية

• تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عنه.
• إدارة البريد الوارد، بما في ذلك فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين، وفتح البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات الخاصة بالعمل.
• حفظ المعاملات والوثائق والعناية بالملفات بأسلوب منظم يسهل عملية الرجوع إليها عند الحاجة.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية، والمشاركة في هذه الاجتماعات لتدوين وتوثيق محاضرها، وطباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف الأخرى المشاركة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال الدعم الإداري أو ما يعادله.
• القدرة على تنفيذ التعليمات الإدارية ومتابعة القرارات بفعالية ودقة.
• مهارات تنظيمية ممتازة في إدارة الملفات والوثائق والمعاملات.
• مهارات تواصل شفهي وكتابي جيدة للتعامل مع البريد والمكالمات والاستفسارات.

بيئة العمل

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مكة المكرمة. سيعمل المساعد الإداري ضمن فريق داعم في بيئة مهنية تهدف إلى تحقيق الكفاءة التشغيلية وتقديم أفضل مستويات الخدمة.

معلومات إضافية

الراتب لهذه الوظيفة غير معلن وسيتم تحديده بناءً على المؤهلات والخبرة، وسيتم مناقشته خلال عملية التوظيف.