Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تبحث جمعية البر بمكة المكرمة ( بِرُّكُم ) عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في مكة المكرمة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم الإدارة في تنسيق وتشغيل الأصول العقارية، مع التركيز على التنظيم الإداري والمتابعة الميدانية للملفات والعقود والخدمات المساندة المرتبطة بهذه الأصول.

الغرض من الدور

يتولى المساعد الإداري مسؤولية تقديم الدعم المباشر للرئيس في تنفيذ القرارات والإشراف على التنظيم الإداري. يشمل ذلك المتابعة الفعالة للملفات والعقود والخدمات المساندة المتعلقة بالأصول العقارية، مما يضمن سير العمل بكفاءة ودقة.

المهام والمسؤوليات الأساسية

• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات الوحدة التنظيمية.
• تدوين محاضر الاجتماعات وطباعتها وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• الرد على المكالمات والاستفسارات الواردة بكفاءة ومهنية.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني وتوزيعه أو الرد عليه حسب توجيهات الرئيس المباشر.
• متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر لضمان سير العمل.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات والعناية بالسجلات بأسلوب منظم يسهل الرجوع إليه.

المهام والمسؤوليات التخصصية

• المشاركة في حصر وجرد وتحديث قاعدة بيانات الأصول العقارية، وحفظ وتنظيم العقود والوثائق الرسمية الخاصة بها.
• التنسيق مع الجهات الحكومية والبلديات وشركات الخدمات (الكهرباء، المياه، الاتصالات) لإنجاز المعاملات ومتابعة إصدار وتجديد التراخيص.
• التنسيق مع شركات التشغيل والحراسة والصيانة، ومتابعة تنفيذ أعمال الصيانة الدورية والطارئة بالتعاون مع إدارة الخدمات المساندة.
• استقبال طلبات واستفسارات المستثمرين والمستأجرين، ومتابعة التزامهم بالعقود والاشتراطات.
• إعداد ورفع التقارير الدورية عن حالة الأصول ونسب الإشغال ومؤشرات الأداء إلى الرئيس المباشر.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو ذي صلة.

معلومات إضافية عن الوظيفة

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في مدينة مكة المكرمة. الراتب غير معلن وسيتم تحديده بناءً على المؤهلات والخبرة.