Administrative Assistant

نبذة عن الدور

تعلن جمعية البر بمكة المكرمة ( بِرُّكُم ) عن حاجتها لمساعد إداري بدوام كامل في مكة المكرمة. يركز هذا الدور على دعم الرئيس المباشر في تنفيذ القرارات والتنظيم الإداري، بالإضافة إلى المتابعة الميدانية والإدارية للملفات والعقود والخدمات المساندة المتعلقة بالأصول العقارية. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 0-1 سنة.

المهام والمسؤوليات الأساسية

• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات الوحدة التنظيمية.
• تدوين محاضر الاجتماعات وطباعتها وتوزيعها على الأطراف المعنية.
• الرد على المكالمات والاستفسارات الواردة.
• فتح وفرز البريد الورقي والإلكتروني وتوزيعه أو الرد عليه حسب توجيهات الرئيس المباشر.
• متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية الصادرة لضمان سير العمل.
• تنظيم الملفات وحفظ المعاملات والعناية بالسجلات بطريقة منظمة تسهل الرجوع إليها.

المهام التخصصية

• المشاركة في حصر وجرد وتحديث قاعدة بيانات الأصول العقارية.
• حفظ وتنظيم العقود والوثائق الرسمية الخاصة بالأصول.
• التنسيق مع الجهات الحكومية والبلديات وشركات الخدمات (الكهرباء، المياه، الاتصالات) لإنجاز المعاملات ومتابعة إصدار وتجديد التراخيص.
• التنسيق مع شركات التشغيل والحراسة والصيانة.
• متابعة تنفيذ أعمال الصيانة الدورية والطارئة مع إدارة الخدمات المساندة.
• استقبال طلبات واستفسارات المستثمرين والمستأجرين.
• متابعة التزام المستثمرين والمستأجرين بالعقود والاشتراطات.
• إعداد ورفع التقارير الدورية عن حالة الأصول ونسب الإشغال ومؤشرات الأداء إلى الرئيس المباشر.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين 0-1 سنة في مجال إداري أو ذي صلة.
• القدرة على تنسيق وتشغيل الأصول العقارية.
• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• إتقان التعامل مع الملفات والعقود والوثائق الرسمية.

بيئة العمل

يعمل المساعد الإداري ضمن فريق جمعية البر بمكة المكرمة ( بِرُّكُم ) في مدينة مكة المكرمة، في بيئة عمل داعمة تهدف إلى تحقيق أهداف الجمعية في إدارة الأصول بكفاءة.

تقديم الطلبات

للمهتمين بالانضمام إلى فريق عمل جمعية البر بمكة المكرمة ( بِرُّكُم )، يرجى تقديم طلباتكم عبر القنوات المتاحة.