Executive Secretary📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة منطقة الاحتراف التجارية في الرياض عن سكرتير تنفيذي للانضمام إلى فريقها بدوام كامل. يهدف هذا الدور إلى تقديم دعم إداري وتنفيذي رفيع المستوى للرئيس التنفيذي، مع إدارة المكتب التنفيذي بكفاءة عالية. سيعمل شاغل الوظيفة كحلقة وصل ومحرك متابعة بين الرئيس التنفيذي وجميع قطاعات وإدارات المنظومة، لضمان تحويل التوجيهات إلى مهام ومتابعة تنفيذها بدقة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم وإدارة جدول أعمال وتقويم الرئيس التنفيذي، وتنسيق اللقاءات والاجتماعات الداخلية والخارجية.
• استقبال جميع التوجيهات والمهام والطلبات الصادرة من الرئيس التنفيذي وإعادة صياغتها وتوزيعها بوضوح.
• إعداد وتحضير ملفات الاجتماعات، العروض التقديمية، والتقارير التنفيذية المطلوبة.
• حضور الاجتماعات الهامة وتدوين محاضرها وتوثيق القرارات وتكليفات العمل.
• صياغة الخطابات والمراسلات الرسمية والتقارير التنفيذية باللغتين العربية والإنجليزية.
• متابعة التكليفات مع الإدارة المالية، الشؤون الإدارية، والشركات التابعة للمنظومة لضمان سرعة التنفيذ وجودة المخرجات.
• إعداد تقارير متابعة دورية توضح حالة المهام ونسبة الإنجاز وأي معوقات.
• حفظ الوثائق والملفات المتعلقة بأعمال المدير/الرئيس وإعداد وتقديم تقارير العمل وتوثيقها.

إدارة التقنية والأنظمة

• التعامل الاحترافي مع برامج إدارة المهام والمشاريع الإلكترونية مثل (Odoo, MS Project).
• الاستخدام المتقدم لبرامج أوفيس (Excel, PowerPoint, Word, Outlook) للتحليل وإعداد العروض والخطابات.
• إدارة نظام الأرشيف والتوثيق الرقمي للمستندات والقرارات بأسلوب آمن وسري للغاية.
• الاستخدام الفعال في إدارة البريد الإلكتروني والمهام والتعامل الرقمي لجميع مهام العمل.

المؤهلات والخبرات

• مؤهل علمي: دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة العامة، أو السكرتارية التنفيذية.
• خبرة عملية: من 5 إلى 7+ سنوات في السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب مع كبار الإداريين والتنفيذيين.
• خبرة قوية في التعامل مع الهياكل التنظيمية المتعددة الشركات والإدارات.

المهارات والصفات الشخصية

• القدرة على التنظيم وترتيب الأولويات وإدارة المهام المتعددة بدقة.
• مهارات اتصال وتواصل رفيعة للتنسيق السلس بين الإدارات.
• مهارة متابعة قوية، مع إصرار وحس عالٍ بمتابعة المهام حتى إغلاقها بالكامل وتدقيق التفاصيل.
• إتقان التعامل مع البرامج والأنظمة الحديثة والتحول الرقمي.
• القدرة على تحمل ضغط العمل والمرونة في التعامل مع المهام الطارئة والأولويات المتغيرة.
• دقة متناهية وسرية تامة في الحفاظ على أسرار المنظومة ودقة المخرجات والبيانات.