Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الوظيفة

تعلن شركة جهاد علي الزهراني محاسبون ومراجعون قانونيون عن حاجتها لمساعد إداري للانضمام إلى فريقها في الرياض. يركز هذا الدور بدوام كامل على دعم العمليات الإدارية اليومية وتنسيق التواصل الفعال مع العملاء، ويتطلب خبرة تتراوح بين 0-1 سنة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر وتنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية.
• إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل وتنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر.
• التواصل والمتابعة المستمرة مع العملاء عبر الهاتف والجوال وتطبيق الواتساب والبريد الإلكتروني والوسائل المعتمدة.
• استقبال استفسارات وطلبات العملاء والرد عليها، ومتابعة الطلبات حتى الانتهاء منها أو إحالتها للقسم المختص عند الحاجة.
• متابعة العملاء الحاليين والتنسيق معهم بشأن الخدمات المطلوبة والمستندات والبيانات اللازمة لتنفيذ الأعمال.
• إعداد عروض الأسعار الخاصة بالخدمات وفقًا للأسعار والتوجيهات والاعتمادات الصادرة من الإدارة.
• إرسال عروض الأسعار للعملاء ومتابعتها، وإجراء التعديلات المطلوبة بعد الحصول على موافقة المسؤول المختص.
• إعداد خطابات الارتباط والاتفاقيات الخاصة بالعملاء وفقًا للنماذج المعتمدة لدى المنشأة وطبيعة ونطاق الخدمة المتفق عليها.
• التأكد من صحة بيانات العميل ونطاق العمل والقيمة المالية ومدة الارتباط وأي بيانات أخرى قبل إرسال خطاب الارتباط للعميل.
• إرسال خطابات الارتباط للعملاء ومتابعة إجراءات الموافقة والتوقيع والختم واستلام النسخ المعتمدة وحفظها في الملفات المخصصة.
• إنشاء وتحديث قاعدة بيانات للعملاء تتضمن بيانات التواصل، والخدمات المقدمة، وعروض الأسعار، وخطابات الارتباط، وحالة كل عميل.
• متابعة العملاء فيما يتعلق بالمبالغ والفواتير والمستحقات المالية بالتنسيق مع الإدارة المالية والمسؤولين المختصين.
• تنظيم وحفظ وأرشفة عروض الأسعار وخطابات الارتباط والمراسلات والمستندات المتعلقة بالعملاء إلكترونيًا وورقيًا حسب النظام المتبع.
• إعداد تقارير دورية عن حالة العملاء وعروض الأسعار وخطابات الارتباط، موضحًا ما تم اعتماده وما هو قيد المتابعة أو بانتظار رد العميل.
• التنسيق مع أقسام المنشأة المختلفة لضمان تنفيذ الخدمات المتفق عليها مع العملاء بالشكل والوقت المطلوبين.
• المحافظة على سرية بيانات العملاء والمعلومات المالية والمحاسبية وعدم مشاركتها مع أي طرف غير مصرح له.
• الالتزام بأسلوب مهني ورسمي في التواصل مع العملاء سواء عبر المكالمات الهاتفية أو الواتساب أو البريد الإلكتروني.
• متابعة البريد الإلكتروني والرسائل ووسائل التواصل المخصصة للعمل خلال أوقات الدوام والحرص على سرعة التعامل مع طلبات العملاء.
• تنفيذ أي أعمال محاسبية أو إدارية أخرى ذات صلة بطبيعة الوظيفة يتم تكليفه بها من قبل المدير المباشر أو الإدارة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو ذي صلة.
• مهارات تواصل ممتازة، شفهية وكتابية، مع الالتزام بأسلوب مهني ورسمي.
• القدرة على تنظيم المهام وإدارة الوقت بفعالية.
• إجادة استخدام أدوات التواصل الحديثة مثل الهاتف والبريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة.
• القدرة على إعداد التقارير وحفظ وأرشفة المستندات بدقة.
• الالتزام التام بالمحافظة على سرية المعلومات والبيانات.

بيئة العمل

يعمل شاغل الوظيفة بدوام كامل في مقر شركة جهاد علي الزهراني محاسبون ومراجعون قانونيون بمدينة الرياض، ضمن بيئة مهنية تدعم العمليات المحاسبية والمراجعة القانونية وتتطلب الالتزام بالسرية المهنية.

التقديم للوظيفة

ندعو الكفاءات المؤهلة والطموحة للانضمام إلى فريق عمل شركة جهاد علي الزهراني محاسبون ومراجعون قانونيون في هذه الفرصة المهنية بالرياض.