Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة المواقف السهلة للتشغيل والصيانة عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في ينبع، المدينة المنورة. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للرئيس المباشر وضمان سير العمليات اليومية بكفاءة وفعالية. يتولى شاغل الوظيفة مسؤولية تنفيذ التعليمات الإدارية، تنظيم المراسلات، وتنسيق الاجتماعات، مما يسهم في دعم الأهداف التشغيلية للشركة.

المهام والمسؤوليات الأساسية

يتولى المساعد الإداري مجموعة من المهام الحيوية لدعم الإدارة العليا وضمان انسيابية العمل، وتشمل هذه المهام ما يلي:

• متابعة وتنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• إنجاز الأعمال الإدارية اليومية المتعلقة بسير العمل العام.
• المساهمة في تسويق المشاريع حسب التوجيهات المحددة.

إدارة المراسلات والوثائق

يضطلع المساعد الإداري بمسؤولية إدارة جميع أشكال المراسلات والوثائق لضمان تنظيمها وسهولة الوصول إليها، وتشمل هذه المسؤوليات:

• فتح وفرز وتوزيع البريد الورقي، بالإضافة إلى فتح البريد الإلكتروني والرد عليه وفقاً لتوجيهات الرئيس المباشر.
• إنجاز أعمال الطباعة المختلفة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية الواردة.
• تنظيم الملفات الخاصة وحفظ المعاملات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليها عند الحاجة.

تنسيق الاجتماعات والدعم

يلعب الدور جزءاً أساسياً في دعم التنسيق للاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك:

• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية.
• المشاركة في هذه الاجتماعات وتدوين وتوثيق محاضرها بدقة.
• طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف الأخرى المشاركة.

المتطلبات الأساسية

لشغل هذا الدور، يجب أن تتوفر في المرشح المتطلبات التالية:

• خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال الدعم الإداري أو ما يعادله.

معلومات إضافية

هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في ينبع، المدينة المنورة. سيتم تحديد الراتب بناءً على الخبرة والمؤهلات بعد المقابلة الشخصية. نحن ندعو المرشحين المؤهلين لتقديم طلباتهم للانضمام إلى فريق عملنا.