وصف الوظيفة - سكرتير تنفيذي للسيد عبد العزيز الموسىالمسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي
التقارير إلى: السيد عبد العزيز الموسى، رئيس مجلس الإدارة
الموقع: الجبيل، الخبر، الأحساء، المملكة العربية السعودية
سيوفر السكرتير التنفيذي دعمًا إداريًا وتنظيميًا وتواصليًا عالي المستوى ثنائي اللغة (العربية والإنجليزية) مباشرةً للسيد عبد العزيز الموسى. تتطلب هذه الوظيفة مستوى استثنائيًا من الاحتراف والسرية والكفاءة في إدارة المعلومات الحساسة، وتنسيق الجداول المعقدة، وضمان سير العمليات التنفيذية بسلاسة. يجب أن يكون المرشح نشطًا وقادرًا على الملاحة في بيئة سريعة التغير ومتنوعة أصحاب المصلحة عبر المملكة العربية السعودية ودوليًا.
المسؤوليات الرئيسية:- دعم إداري وتنفيذي:
- إدارة الجدول الزمني ثنائي اللغة لرئيس مجلس الإدارة، والمراسلات، والوثائق باللغة الإنجليزية والعربية.
- صياغة ومراجعة وترجمة الاتصالات المهنية (البريد الإلكتروني، التقارير، العروض التقديمية) بين اللغة العربية والإنجليزية حسب الحاجة.
- التعامل مع الأمور السرية بأعلى مستوى من السرية.
- ضمان المتابعة في الوقت المناسب للمهام والأولويات عبر مصالح الأعمال المتعددة.
- التواصل والتنسيق:
- العمل كحلقة وصل ثنائية اللغة بين رئيس مجلس الإدارة والمعنيين الداخليين / الخارجيين.
- إعداد أجندات، ومحاضر، وملخصات باللغتين الإنجليزية والعربية للاجتماعات.
- التواصل بشكل فعال مع الهيئات الحكومية والشركاء الدوليين والتنفيذيين في الأعمال.
- تسهيل التواصل الثقافي السلس.
- دعم المشاريع والأعمال:
- توفير الدعم ثنائي اللغة للعقود والمذكرات والتقارير.
- إجراء البحوث وإعداد مواد الإحاطة باللغة الإنجليزية والعربية.
- دعم تتبع المشاريع وضمان التوافق مع المواعيد النهائية والتسليمات.
- دعم التسجيل مع الموردين.
- إدارة السفر والفعاليات:
- تنسيق الوثائق ثنائية اللغة للحصول على التأشيرات، ومسارات السفر، والإقامة.
- تنسيق اللوجستيات للاجتماعات المحلية والدولية، والمؤتمرات، والفعاليات المؤسسية لكل من السيد الموسى وعائلته.
- الدعم الاستراتيجي والتحليلي:
- المساعدة في إعداد الموجزات التجارية، والملخصات التنفيذية، ونقاط الحديث للاجتماعات.
- مراقبة الأخبار الرئيسية في الصناعة وتقديم ملخصات ذات صلة بمصالح رئيس مجلس الإدارة التجارية.
- المساعدة في تحديد أولويات الفرص والشراكات والمهام الاستراتيجية.
- إدارة العلاقة وأصحاب المصلحة:
- العمل كممثل لرئيس مجلس الإدارة في بعض الاتصالات مع الحكومة والقطاع الخاص والشركاء الدوليين.
- الحفاظ على شبكة قوية من الاتصالات نيابة عن رئيس مجلس الإدارة ومتابعة إدارة العلاقات.
- ضمان التنسيق السلس مع الزوار والشخصيات الهامة.
- الكفاءة الرقمية والتكنولوجية:
- إدارة الأدوات الرقمية مثل تتبع المشاريع (Asana أو Trello أو ما شابه).
- التعامل مع مؤتمرات الفيديو، والندوات عبر الإنترنت، والاجتماعات الهجينة.
- الحفاظ على أنظمة الملفات الرقمية الآمنة والأرشفة باللغة العربية والإنجليزية.
- التطوير المهني والتمثيل:
- إعداد عروض تقديمية مصقولة باللغة العربية والإنجليزية للمؤتمرات أو المراجعات الداخلية.
- ضمان التوافق مع العلامة التجارية والاحترافية في جميع الاتصالات.
- المساعدة الشخصية:
- الإشراف على بعض جدول العمل الشخصي وتنسيق الأسرة إذا تم التفويض بذلك.
- إدارة السفر الشخصي وترتيبات الضيافة عالية المستوى.
المؤهلات والمتطلبات:- التعليم: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
- الخبرة: 5 سنوات على الأقل من الخبرة المثبتة في دعم التنفيذيين على مستوى C.
- اللغات: إتقان اللغة العربية والإنجليزية (قراءة وكتابة وتحدثًا) أمر إلزامي.
المهارات:- مهارات الترجمة الاحترافية والصياغة بين العربية والإنجليزية.
- إجادة عالية لمجموعة MS Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
- قدرة تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام.
- مهارات تواصل شخصي ممتازة مع حساسية ثقافية.
- القدرة على إدارة الأمور السرية بسرية.
السمات الشخصية:- محترف، مصقول، وعالي الحضور.
- مراسل ثنائي اللغة مع طلاقة عبر الثقافات.
- مرن، نشط، ومتفاني في التفاصيل.
- مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
- موثوق، جدير بالثقة، وسري.
التعويضات والمزايا:- حزمة راتب تنافسية تعتمد على الخبرة.
- بدل سكن، بدل نقل، وتأمين طبي.
- إجازة سنوية ومزايا السفر.
- فرص مكافآت بناءً على الأداء.
