سكرتير

المهام:

·       إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمتابعة اليومية.

·       استقبال ومعالجة المكالمات والمراسلات وإعداد الردود الأولية.

·       إعداد وتجهيز التقارير، والعروض، والعقود، والوثائق.

·       تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والتأشيرات بالتعاون مع شركات الطيران ومكاتب السياحة.

·       بناء علاقات مهنية مع مزودي خدمات الطيران للحصول على أفضل الأسعار.

·       متابعة طلبات التأشيرات وتجهيز المستندات المطلوبة.

·       تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية.

·       تجهيز محاضر الاجتماعات والمتابعة على تنفيذ التوصيات.

·       التنسيق مع الإدارات الداخلية لضمان سرعة الإجراءات.

·       إدارة المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.

·       استقبال الزوار وترتيب متطلباتهم.

·       تنفيذ أي مهام إضافية يكلف بها.

المتطلبات:

• بكالوريوس سياحة وفندقة، إدارة طيران او مايعادلها(دبلوم عالي)
  
• خبرة 2–5 سنوات، معرفة جيدة للتعامل مع أنظمة الحجز الدولية وإصدار التأشيرات.
  
• دورة سكرتارية تنفيذية

• إدارة وتنظيم المراسلات الواردة والصادرة.
• جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني واستقبال الزوار بشكل احترافي.
• إعداد تقارير دورية والحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والمادية منظمة.
• متابعة المهام والالتزامات للمدير المباشر.
• ترتيب حجوزات السفر عند الحاجة.
• توفير الدعم الإداري لضمان سير العمل بسلاسة داخل القسم.
• الحفاظ على السرية والامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.

• دبلوم أو درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• سنتان إلى أربع سنوات من الخبرة في الأدوار السكرتارية أو الإدارية.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).
• مهارات قوية في التواصل والتنظيم وإدارة الوقت.
• إجادة اللغة الإنجليزية (مستوى الأعمال).
• القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط.

• تنفيذ الأعمال المكتبية اليومية وتنظيم الملفات.
• تنسيق المواعيد والاجتماعات ومتابعة مهام الإدارة.
• إعداد الخطابات والتقارير اللازمة.
• التعامل مع الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني.
• دعم الأنشطة الإدارية وتسهيل سير العمل.

• دبلوم أو بكالوريوس.
• إجادة استخدام الحاسب وبرامج مايكروسوفت.
• خبرة لا تقل عن سنتين.
• إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى ممتاز.
• الالتزام والانضباط في بيئة عمل احترافية.

• راتب من 5500 إلى 6500 ريال.
• تأمين طبي.
• تأمينات اجتماعية.