سكرتير

سكرتير تنفيذي

---

الملخص الوظيفي

يقوم السكرتير التنفيذي بدور محوري في دعم الإدارة العليا وضمان انسيابية العمليات اليومية. يتولى مسؤولية تنسيق المواعيد، إعداد التقارير، متابعة الاتصالات الداخلية والخارجية، والإشراف على المهام الإدارية المعقدة. يعمل كحلقة وصل فعّالة بين الإدارة والموظفين والعملاء، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والدقة والاحترافية.

---

المهام والمسؤوليات

• إدارة وتنظيم جداول وأجندة الإدارة العليا والاجتماعات الهامة.

• إعداد وتجهيز المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية.

• التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تنفيذ القرارات والمتابعة المستمرة للمشاريع.

• استقبال ومتابعة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني بطريقة احترافية.

• ترتيب وحضور الاجتماعات وتوثيق محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الأطراف المعنية.

• تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية بشكل منظم وسري.

• القيام بمهام الترجمة (إن وجدت) خاصة في بيئة تقنية دولية.

• المساهمة في التخطيط للفعاليات وورش العمل الخاصة بالشركة.

• متابعة طلبات السفر والحجوزات للإدارة العليا عند الحاجة.

---

المؤهلات العلمية

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو أي تخصص ذي صلة.

• يفضل الحصول على شهادات تدريبية في الإدارة المكتبية أو إدارة الوقت أو المراسلات التجارية.

---

المهارات المطلوبة

• مهارات عالية في التواصل الكتابي والشفوي باللغتين العربية والإنجليزية.

• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة الأولويات تحت ضغط العمل.

• فهم جيد لطبيعة الشركات التقنية والقدرة على التعامل مع بيئة عمل سريعة التغير.

• مهارات في إعداد التقارير والعروض الاحترافية.

• سرية عالية في التعامل مع المعلومات الحساسة.

• سرعة في التعلم والتكيف مع الأدوات والأنظمة التقنية الحديثة.

---

الخبرات العملية

• خبرة لا تقل عن شركات تقنية أو شركات متعددة الجنسيات.

• خبرة مثبتة في التعامل مع المدراء التنفيذيين والإدارات العليا.

• خبرة في تنسيق الاجتماعات والفعاليات على مستوى عالٍ.

• خلفية في إدارة المشاريع أو المتوسطة ميزة إضافية.

---

السمات الشخصية

• الدقة والانتباه للتفاصيل.

• شخصية لبقة وحضور مهني متميز.

• قدرة عالية على حل المشكلات واتخاذ القرار.

• مرونة واستعداد للعمل خارج أوقات الدوام عند الضرورة.

• العمل بروح الفريق مع الحفاظ على الاستقلالية في إنجاز المهام.

انضم إلى شركة الرياض للمعارض كأمين سر / مساعد مدير!
نحن نبحث عن فرد منظم للغاية واستباقي لدعم مدير عملياتنا. تتطلب هذه الوظيفة مهارات إدارية وفنية واتصالية قوية لضمان سير الأعمال بسلاسة وتنفيذ المعارض بنجاح.

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إتقان اللغة الإنجليزية؛ سيتم إجراء العمل باللغة الإنجليزية.
• إجادة قوية في Excel، بما في ذلك إعداد التقارير المالية، وتقارير المتابعة، والتحليل الشهري.
• خبرة في استخدام AutoCAD لمراجعة ومساعدة في مخططات الطوابق والتخطيطات الفنية.
• مساعدة مدير العمليات في التخطيط والتنظيم وتنفيذ المعارض.
• الدعم في وضع العلامات على الأرض لكل عرض والتحقق من مخططات الطوابق.
• المساعدة في اتخاذ القرارات للأنشطة المكتبية مثل الإنتاج وإعادة البيع وتخصيص الموارد.
• التنسيق مع الإدارات لضمان تنفيذ المهام عالية الجودة تحت إشراف المدير.
• تسليم المشاريع التي أسندت من قبل مدير عمليات المعرض.
• الإشراف على معايير تقديم المعارض والإبلاغ عن العيوب / مشاكل الصيانة.
• المساعدة في التخطيط والإدارة والسيطرة على الميزانيات لعمليات المعارض واللوجستيات.
• تطوير حلول تشغيلية مبتكرة وفعالة من حيث التكلفة.
• مراقبة والتحكم في النفقات ضمن حدود خطة الأعمال.
• التواصل مع المقاولين والموردين لضمان جودة الخدمات.
• اتباع وتنفيذ سياسات وإجراءات الشركة.
• السعي للتطوير الذاتي المستمر، وإذا كان ذلك ممكنًا، دعم تطوير المرؤوسين.
• أداء أي واجبات أخرى يكلف بها رئيس الإدارة.

المؤهلات:

• شهادة دبلوم مطلوبة؛ يفضل الحاصلون على درجة البكالوريوس في إدارة العمليات أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• إجادة Excel (التقارير المالية والتحليلية).
• معرفة بـ AutoCAD.
• إجادة اللغة الإنجليزية (المكتوبة والم разговорная).
• تقديم خبرة سابقة في المعارض أو دعم العمليات ميزة.

انضم إلى طيب كسكرتير
تعتبر طيب واحدة من الشركات الرائدة في قطاع الرعاية الصحية في المملكة العربية السعودية، تأسست في عام 2018. نقدم مجموعة متنوعة من الخدمات بما في ذلك الرعاية الصحية المنزلية، خدمات الإسعاف، وبرامج الصحة المؤسسية. أثناء توسعنا في عملياتنا، نبحث عن سكرتير ملتزم لدعم فريق الإدارة العليا لدينا.

ملخص الوظيفة:
سيقدم السكرتير التنفيذي دعمًا إداريًا مباشرًا للإدارة العليا من خلال إدارة المواعيد، وتنسيق الاجتماعات، والتعامل مع الوثائق الحساسة. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تواصل قوية ومستوى عالٍ من الاحترافية.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جداول الأعمال التنفيذية، تأكيد المواعيد، وتحديد مواعيد الاجتماعات.
• صياغة الأجندات، تدوين محاضر الاجتماع، وتتبع إجراءات المتابعة.
• التعامل مع الرسائل الإلكترونية، المكالمات، والمراسلات الرسمية بشكل مهني.
• الحفاظ على نظم حفظ منظمة.
• تنسيق ترتيبات السفر واللوجستيات.
• العمل كحلقة وصل بين التنفيذيين وأصحاب المصلحة.
• دعم إعداد التقارير والحفاظ على السرية.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• درجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة.
• من 24 سنوات من الخبرة في دور دعم تنفيذي.
• تواصل شفهي وكتابي ممتاز باللغة العربية والإنجليزية.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office.
• مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.

ما نقدمه:
في طيب، نقدر موظفينا ونقدم رواتب تنافسية، وفوائد، وفرص لتطوير المسcareer في بيئة تعاونية.