موظف استقبال

ساعات العمل 85 ايام في الاسبوع

• التأكد من التعامل مع الزوار والمكالمات بطريقة ترحيبية ولطيفة ومهنية، مع محاولة توقع احتياجاتهم قدر الإمكان.

• اتباع إجراءات الأمن الخاصة بتسجيل الزوار والضيوف، وإدارة سجل الزوار في ملف Excel.

• إدارة وتوجيه الزوار الذين يصلون إلى المكتب، خصوصًا المسؤولين الحكوميين والعملاء والموردين والضيوف الآخرين، بما في ذلك جمع المعلومات اللازمة حول سبب زيارتهم وإبلاغ الشخص المعني بذلك.

• امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أي شكاوى من العملاء أو الزوار بطريقة مهنية ومحترمة، وتحويلها إلى الشخص المختص عند الحاجة.

• التعامل مع بطاقات الزوار، والاحتفاظ بالسجلات المكتوبة للزوار، وإصدار بطاقات زوار مؤقتة، والتأكد من إعادتها بعد الزيارة؛ إضافةً إلى التحكم في جميع أبواب الدخول والتواصل مع شركة الأمن في حالة حدوث أي مشكلة.

• إدارة الطلبات اليومية الواردة من الموظفين في الموقع.

• تسجيل ومتابعة وتحديث طلبات المساعدة الخاصة بأعطال المعدات والتحسينات المطلوبة، مع تحديث الحالة عند الضرورة.

• إدارة وإصدار البطاقات الدائمة والمؤقتة، وتفعيلها وتوزيعها.

• الحفاظ على نظام حفظ الملفات في الاستقبال وتحديثه بانتظام وفقًا لإجراءات CBRE، مع الالتزام بإجراءات الصحة والسلامة والإبلاغ عن أي مخاطر، وحضور تدريبات CBRE.

• استقبال جميع الشحنات البريدية والاحتفاظ بسجل لجميع الشحنات المستلمة.

• ضمان الالتزام بإجراءات الأمن والطوارئ الخاصة بالعملاء في جميع الأوقات، والمشاركة الفعالة في إخلاء المبنى وفقًا لإجراءات التحكم في الحوادث.

• متابعة سجلات الحضور والغياب وتحديث القائمة بانتظام.

• التعاون مع الزملاء لمشاركة التقارير والمعلومات اليومية بطريقة بنّاءة.

• تحية الزوار والترحيب بهم بحرارة.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها بكفاءة.
• إدارة حجوزات قاعات الاجتماعات والتأكد من أن منطقة الاستقبال جيدة الصيانة.
• استقبال وفرز وتوزيع البريد والتسليمات اليومية.
• أداء واجبات إدارية أساسية بما في ذلك إدخال البيانات والأرشفة والمراسلة.
• مساعدة الأقسام الأخرى في المهام الإدارية عند الحاجة.
• الحفاظ على سجلات الزوار بدقة والامتثال لإجراءات الأمن.

• خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو ممثل مكتب أمامي أو في دور مشابه.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook).
• إظهار موقف ومظهر احترافي.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
• قدرات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام.
• شهادة الثانوية العامة؛ وجود شهادة إضافية في إدارة المكاتب هو ميزة.