عن الدور
تبحث جامعة الملك فهد للبترول والمعادن (KFUPM) عن سكرتير تنفيذي لتقديم الدعم الإداري للعميد ومكتب العميد ضمن كلية إدارة الأعمال. هذا الدور ضروري للتشغيل السلس للوظائف التنفيذية لكلية إدارة الأعمال ولتسهيل التواصل بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب وأصحاب المصلحة. يتطلب المنصب الحفاظ على معايير عالية من السرية والدقة في بيئة أكاديمية.
المسؤوليات الرئيسية
- تقديم دعم سكرتاري وإداري شامل للعميد، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية وإعداد الوثائق الأكاديمية.
- العمل كنقطة اتصال أساسية، والتنسيق بين قيادة كلية إدارة الأعمال والإدارات الجامعية الداخلية، بالإضافة إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين.
- إدارة ترتيبات السفر عالية المستوى والجداول الزمنية، وتنسيق الفعاليات الأكاديمية لأصحاب المصلحة.
- التعامل مع سجلات أعضاء هيئة التدريس الحساسة وبيانات الطلاب والمعلومات المؤسسية الاستراتيجية بسرية وتقدير.
- تنسيق مجلس الكلية والاجتماعات الهامة الأخرى، بما في ذلك تدوين المحاضر والمتابعة على بنود العمل.
- الإشراف على الجوانب الإدارية للمشاريع الخاصة ودعمها، مثل دورات الاعتماد وتقارير البحث والفعاليات على مستوى الجامعة.
- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد والمؤتمرات، مع ضمان إعداد المواد الإحاطة مسبقًا.
- صياغة ومراجعة وتوزيع مذكرات ورسائل البريد الإلكتروني الرسمية للجامعة باللغتين الإنجليزية والعربية حسب الحاجة.
- تتبع المواعيد النهائية للتقارير الأكاديمية والتقديمات الإدارية.
- إدارة تقارير نفقات المسؤولين التنفيذيين وطلبات الشراء والفواتير وفقًا لسياسة الجامعة.
- التعامل مع الاستفسارات الواردة، وتحديد أولويات الأمور العاجلة وإعادة توجيهها بشكل مناسب.
- المساعدة في إعداد جداول الأعمال وتوثيق إجراءات اجتماعات كلية إدارة الأعمال.
- الحفاظ على قواعد البيانات الرقمية والمادية للرجوع إليها من قبل المسؤولين التنفيذيين، مع ضمان الأرشفة المنهجية.
المؤهلات والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.
- من 3 إلى 5 سنوات من الخبرة كسكرتير تنفيذي أو مساعد إداري، ويفضل أن يكون ذلك في التعليم العالي أو بيئة الشركات.
- مهارات اتصال كتابية وشفوية استثنائية باللغة الإنجليزية؛ إتقان اللغة العربية ذو قيمة عالية.
- القدرة المثبتة على تعدد المهام والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة أكاديمية سريعة الوتيرة.
- مستوى عالٍ من النزاهة والخبرة في التعامل مع البيانات الحساسة.
- مهارات شخصية قوية للتفاعل مع أعضاء هيئة التدريس والمسؤولين والطلاب.
المهارات المطلوبة
- الدعم التنفيذي
- التواصل مع أصحاب المصلحة
- تنسيق اللوجستيات
- السرية والتقدير
- إدارة الاجتماعات
- إدارة المبادرات الخاصة
- إدارة متقدمة للتقويم
- المراسلات المهنية (الإنجليزية والعربية)
- تحديد أولويات المهام
- الإدارة المالية (تقارير النفقات، المشتريات، الفواتير)
- إدارة تدفق الاتصالات
- دعم اللجان
- إدارة السجلات (رقمية ومادية)
- إتقان متقدم لمجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint)
- خبرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
- الإلمام بالحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي لتبسيط سير العمل
- مهارات اتصال قوية
- مهارات تنظيم ممتازة
- مهنية ونزاهة عالية
- مهارات شخصية قوية
- خبرة في المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب
- الإلمام بعمليات التعليم العالي وحوكمة الجامعات
- الإلمام ببرامج إدارة المشاريع
- الإلمام بأنظمة إدارة الوثائق الأكاديمية
بيئة العمل والموقع
هذه وظيفة بدوام كامل تقع في الظهران، المملكة العربية السعودية. سيتم تفضيل المرشحين الذين لديهم شهادة مهنية في المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب، والإلمام بالتنسيق العالمي وجدولة السفر الدولي، وإتقان كامل مهني للغتين العربية والإنجليزية. يتطلب الدور شخصًا مبادرًا يمكنه توقع احتياجات مكتب العميد واتخاذ خطوات استباقية.
