وظائف سكرتير في الدمام

المسؤوليات والواجبات الرئيسية:

أولاً: الدعم الإداري والسكرتاري (بالإنجليزية والعربية):

1. تنظيم جدول المواعيد وإدارة التقويم اليومي للمدير المسؤول.

2. ترتيب وتنظيم الاجتماعات مع الأطراف المحلية والدولية، وتحضير جدول الأعمال والمستندات اللازمة، وتدوين محاضر الاجتماعات (Minutes of Meeting) بالإنجليزية أو العربية حسب لغة الاجتماع.

3. استقبال الزوار والوفود الأجنبية والمحلية وتوجيههم بطريقة مهنية ولائقة.

4. الرد على المكالمات الهاتفية باللغتين العربية والإنجليزية، وتوجيهها للجهة المختصة، وتدوين الرسائل بدقة.

5. حجز تذاكر السفر والفنادق دوليًا ومحليًا للكوادر الإدارية والفنية.

6. إعداد وتحرير الخطابات والمراسلات والتقارير والإيميلات الرسمية بكل من اللغة العربية والإنجليزية بدقة واحترافية.

ثانياً: إدارة المستندات والمحفوظات:

1. استلام، وتصنيف، وأرشفة، وحفظ جميع المستندات الخاصة بالمشاريع والتي قد تكون باللغة الإنجليزية (مثل العقود الدولية، كتالوجات المعدات، مراسلات الموردين الأجانب).

2. ترجمة مستندات بسيطة أو التنسيق مع المترجمين للمستندات الأكثر تعقيدًا.

ثالثاً: التواصل والتنسيق الدولي والمحلي:

1. العمل كحلقة وصل بين الإدارة وفرق العمل متعددة الجنسيات في مواقع المشاريع.

2. التنسيق مع العملاء والموردين والمقاولين من الباطن بالإنجليزية والعربية.

• • لا يقل عن درجة الدبلوم في الإدارة المكتبية أو السكرتارية أو أي مجال ذي صلة.

• الخبرة:

  • خبرة لا تقل عن 2-3 سنوات في مجال العمل السكرتاري أو الإداري.

  • الأولوية لمن لديه خبرة سابقة في قطاع المقاولات أو الشركات الهندسية أو قطاع الإنشاءات، وخاصة البيئات التي تتطلب استخدام اللغة الإنجليزية.

• المهارات اللغوية والتقنية:

  • إتقان اللغة الإنجليزية (قراءةً وكتابةً ومحادثة) 

  • إجادة متقدمة في استخدام حزمة برامج Microsoft Office.

  • معرفة جيدة بأنظمة الأرشفة الإلكترونية.

• المهارات الشخصية:

  • مهارات اتصال ممتازة (شفهية وكتابية): بكل من اللغة العربية والإنجليزية بطلاقة وثقة.

  • الدقة والتنظيم والعمل بروح الفريق.

  • القدرة على العمل تحت الضغط والتحلي بالسرية التامة.

  • اللباقة وحسن المظهر للتعامل مع الشخصيات الدولية والمحلية.

ميزات إضافية (Preferred Skills):

• وجود خبرة عملية في بيئة تتطلب استخدام اللغة الإنجليزية بشكل يومي.