مساعد إداري📣 إعلان

انضم إلى NOV كمساعد إداري!
هل أنت مستعد لتكون جزءًا من فريق يدعم الصناعة التي تدعم العالم؟ في NOV، نحن ملتزمون بالابتكار وتقديم خدمة من الدرجة الأولى. كمساعد إداري، ستلعب دورًا حاسمًا في دعم عملياتنا وضمان سير العمل بسلاسة.

ملخص الوظيفة:
التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام الداعمة الإدارية مع إدارة فعالة لنظام الزوار.

المسؤوليات / المحاسبة والسلطة:

• الترحيب بالعملاء والزوار.
• مساعدة العملاء في التنقل داخل المكتب.
• أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بما في ذلك النسخ، وتدوين الملاحظات، ومسح الوثائق.
• إعداد غرف الاجتماعات والتدريب.
• الحفاظ على أمان مكان العمل من خلال فحص بطاقات دخول الزوار.
• إصدار طلبات الشراء.
• مساعدة فريق الفوترة في مشكلات استلام البضائع وتقديم الفواتير.
• إصدار فواتير نقدًا مسبقًا (CIA).
• إدراج نسخ فواتير ZATCA لجميع حزم الفواتير.
• تقديم تقارير النفقات.
• العمل كمدير استخدام للأنظمة الحضور.

المهارات السلوكية / الكفاءات المطلوبة:

• دبلوم في تكنولوجيا المعلومات أو الإدارة أو المحاسبة.
• إجادة استخدام Microsoft Office.
• إجادة اللغة الإنجليزية (قراءة وكتابة وتحدثًا).
• مهارات اتصال قوية.
• موقف إيجابي.

نبذة عن NOV:
تمتلك NOV أكثر من 150 عامًا من الخبرة في صناعة النفط والغاز، حيث تقدم حلولًا مدفوعة بالتكنولوجيا لتمكين قطاع الطاقة العالمي. نفخر بتشجيع الابتكار وتمكين عملائنا من إنتاج الطاقة بأمان مع تقليل الأثر البيئي. انضم إلينا لإحداث أثر دائم!

انضم إلى فريقنا كمساعد إداري!

نحن نبحث عن مساعد إداري م Dedicated للانضمام إلى فريقنا في الدمام، شرق المملكة العربية السعودية. في هذا الدور، ستتعامل مع مجموعة متنوعة من مهام الدعم الإداري وتدير نظام إدارة الزوار بفعالية.

المسؤوليات:

• تحية العملاء والزوار بطريقة ودية.
• مساعدة العملاء في التنقل في المكتب ومرافقه.
• أداء مهام إدارية متنوعة، بما في ذلك النسخ، وتدوين الملاحظات، ومسح المستندات.
• تحضير قاعات الاجتماعات والتدريب لضمان جاهزيتها للاستخدام.
• الحفاظ على أمان مكان العمل من خلال إصدار والتحقق من بطاقات الزوار.
• إصدار طلبات الشراء ومساعدة فريق الفواتير في قضايا استلام البضائع وتقديم الفواتير.
• إصدار فواتير الدفع مقدما.
• إدخال نسخ فواتير زاتكا لجميع حزم الفواتير.
• تقديم النفقات وإدارة سجلات الحضور.

المؤهلات:

• دبلوم في تكنولوجيا المعلومات أو الإدارة أو المحاسبة.
• مهارات الحاسوب القوية في مايكروسوفت أوفيس.
• إتقان ممتاز للغة الإنجليزية (قراءة، كتابة، تحدث).
• مهارات تواصل قوية وموقف إيجابي.

معلومات عنا:
كل يوم، يعمل أفضل العقول في صناعة النفط والغاز لأكثر من 150 عامًا لمساعدة عملائنا على تحقيق نجاح دائم. انضم إلى عائلتنا العالمية، حيث نلتزم بتزويد الصناعة التي تزود العالم من خلال الحلول المبتكرة والخدمات الاستثنائية.

ملخص الوظيفة:
ستكون موظفة الاستقبال هي النقطة الأولى للتواصل مع الموظفين أو العملاء وستكون مسؤولة عن إدارة وصيانة المنشآت.
المسؤوليات / المساءلة والسلطة:

• تحية العملاء والزوار بأسلوب إيجابي ومفيد.
• مساعدة العملاء في العثور على طريقهم في المكتب.
• المساعدة في الحفاظ على أمان مكان العمل من خلال إصدار وتفقد وجمع بطاقات الهوية حسب الحاجة وصيانة سجلات الزوار.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية وتمييزها وتحويلها.
• فرز وتوزيع البريد والتعامل مع شحنات الطرود.
• المساعدة في مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بما في ذلك النسخ، الفاكس، تدوين الملاحظات، وحجز خطط السفر.
• طلب، وصيانة، وتوزيع مستلزمات المكتب.
• جدولة المواعيد وصيانة سجل حجز قاعات المؤتمرات.
• الحفاظ على مخططات الجلوس في المنشأة ومهام المكتب.
• تطوير وصيانة العلاقات مع البائعين والمقاولين ومزودي الخدمة لضمان خدمات ذات جودة وأسعار تنافسية.
• تفتيش المنشأة والتنسيق مع موظفي الصحة والسلامة لتلبية لوائح السلامة وإجراء عمليات تفتيش دورية للسلامة.
• إجراء عمليات تفتيش منتظمة لتحديد ومعالجة قضايا الصيانة، والمخاطر الأمنية، ومتطلبات الامتثال.
• الإشراف على تنسيق خدمات المنشأة مثل التنظيف، الأمن، إدارة النفايات، وغيرها من واجبات مدير المكتب.
• تطوير وتنفيذ استراتيجيات وسياسات وإجراءات فعالة لإدارة المنشآت.

المهارات السلوكية / الكفاءات المطلوبة:

• مهارات إدارة الوقت.
• الانتباه للتفاصيل مع مهارات إدارية قوية.
• توجه إيجابي مع مهارات تواصل جيدة.
• مهارات تنظيمية قوية.
• المرونة في التنقل بين الأنشطة والواجبات بسرعة إذا تغيرت الأولويات.

الخبرة / التعليم / مجموعة المهارات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس / التعليم المعادل مطلوب.
• 3 سنوات من خبرة مساعد إداري.
• مهارات الاتصال، إجادة اللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا).
• مهارات التقرير.
• مهارات الكتابة الإدارية.
• مهارات مجموعة Microsoft Office.
• المهنية.
• حل المشكلات.
• التواصل الشفهي.