موظف استقبال

ملخص الوظيفة:
سيكون موظف الاستقبال في المكتب هو نقطة الاتصال الأولى في مكتب ASK Solutions' في الرياض، مع ضمان تجربة مهنية ومنظمة وترحيبية في مكتب الاستقبال. تشمل الوظيفة تقديم الدعم الإداري عبر الأقسام، وإدارة الزوار، والتنسيق اليومي للحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة. يجب أن يكون المرشح المثالي دقيقًا وودودًا وقادرًا على الازدهار في بيئة سريعة الوتيرة مع تمثيل قيم الشركة واحترافيتها.

المسؤوليات الرئيسية:

• ترحيب الزوار واستقبالهم بطريقة مهنية ومهذبة.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتScreenand وتحويلها.
• الحفاظ على مكتب الاستقبال والمناطق المشتركة في حالة نظيفة ومنظمة.
• استلام وفرز وتوزيع البريد والتسليمات.
• إدارة التقويمات، وتحديد مواعيد الاجتماعات، والمساعدة في إعداد غرف الاجتماعات.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال تنفيذ إجراءات السلامة وإصدار تصاريح وصول الزوار.
• تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك إدخال البيانات، وأرشفة الملفات، والتعامل مع الوثائق.
• التنسيق مع أقسام مختلفة لدعم الوظائف التجارية الروتينية.
• مراقبة وإدارة مخزون المستلزمات المكتبية وطلبها حسب الحاجة.
• الرد على الاستفسارات الأساسية وإرشاد الزوار إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة.

المؤهلات ومعايير الاختيار:

• شهادة الثانوية العامة (يفضل الحصول على درجة البكاليريوس).
• إتقان في تطبيقات Microsoft Office (Word وExcel وOutlook).
• مهارات قوية في التواصل، كتابة وتحدثًا.
• قدرات تنظيمية ممتازة وقدرة على تنفيذ مهام متعددة.
• مظهر احترافي وقابل للعرض.
• القدرة على التعامل مع عمليات مكتب الاستقبال ب discretion واحترافية.
• توجه قوي نحو خدمة العملاء.
• القدرة على تحديد أولويات المهام والبقاء هادئًا تحت الضغط.
• طلاقة في كل من الإنجليزية والعربية.

من نحن
في ستella Stays، نحن لسنا مجرد علامة ضيافة أخرى - نحن نبني مستقبل العيش. لقد خيالنا ما يعنيه أن نشعر وكأننا في المنزل، نخلق مساحات مدفوعة بالتكنولوجيا، مصممة بشكل جميل، يرغب الناس في العيش فيها بالفعل، سواء لبضعة أيام أو لبضعة أشهر.

حول الدور:
تسعى ستella Stays إلى البحث عن فرد محفز للغاية ومرتكز على العملاء للانضمام إلى فريقنا كموظف استقبال في مكتب الاستقبال. سيكون المرشح المثالي مسؤولًا عن تقديم تجربة ضيافة عالمية للضيوف، وتنفيذ عمليات مكتب الاستقبال، والتعاون مع الفرق في الموقع والمقر لحل أي مشاكل قد تنشأ بكفاءة. يتطلب هذا الدور الالتزام بتقديم خدمة عملاء استثنائية، ومهارات حل المشكلات، والقدرة على العمل بكفاءة في بيئة سريعة الخطى.

المسؤوليات:

• تحية ومساعدة الضيوف طوال عملية الحجز مع خدمة مخصصة.
• تسجيل الضيوف وإرشادهم خلال إجراءات تسجيل الدخول/تسجيل الخروج الرقمية لتجربة سلسة.
• تعزيز تجربة الضيوف من خلال تقديم علاجات VIP، وهدايا للضيوف، ومستحضرات شخصية.
• معالجة وحل مشاكل الضيوف بطريقة إيجابية وفي الوقت المناسب.
• دعم تجربة الضيوف وفريق الحجوزات بالمساعدة الأرضية مع الحفاظ على ثقافة الشركة الإيجابية.
• إعداد كتيبات التدريب وإجراءات التشغيل القياسية للفريق.
• تعزيز العلاقات مع موظفي المبنى، والبائعين، والفرق عبر الوظائف.

المتطلبات:

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها، مع التعليم الإضافي في الضيافة أو خدمة العملاء مفضل.
• خبرة مثبتة في خدمة العملاء في دور مشابه.
• مهارات تواصل ممتازة، كتابيًا وشفويًا، بالإنجليزية والعربية.
• مهارات تنظيمية قوية وانتباه للتفاصيل.
• القدرة على العمل لساعات مرنة، بما في ذلك المساء وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات.
• مهارات حاسوبية أساسية، بما في ذلك إتقان Microsoft Office وأنظمة إدارة الممتلكات.