وظائف الهفوف

نبحث عن سكرتيرة للعمل بدوام كامل، تتمتع بمهارات تنظيمية عالية وإتقان اللغة العربية والإنجليزية. تشمل مهامها إدارة المراسلات والمكالمات، تنظيم المواعيد والاجتماعات، وأرشفة الملفات والمستندات بشكل احترافي. يجب أن تمتلك خبرة في استخدام برامج Microsoft Office، والقدرة على التعامل مع المهام المتعددة بكفاءة عالية مع الحفاظ على السرية التامة، بالإضافة إلى خبرة تقنية كافية للتعامل مع الموظفين التقنين.

برستا فاهم القهوه

باريستا وكاشير كوفي ممتاز

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• تنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية.
• إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر.
• التعامل مع المنصات الحكومية مثل قوى ومدد ومنصة إعتماد.

• بكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو التسويق أو السكرتارية التنفيذية.

• خدمة العملاء، مهارات إدارية متقدمة،برمجيات إدارة البريد الإلكتروني، آلالات مكتبية، جدولة الزيارات، والقدرة على تحمل المسؤولية.

• متابعة تنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.
• تنظيم أعمال البريد والمواعيد اليومية.
• إنجاز الأعمال الإدارية المتعلقة بسير العمل.
• تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر.
• التعامل مع المنصات الحكومية مثل قوى ومدد ومنصة إعتماد.

• بكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو نظم المعلومات الإدارية أو التسويق أو السكرتارية التنفيذية.

• خدمة العملاء، مهارات إدارية متقدمة،برمجيات إدارة البريد الإلكتروني، آلالات مكتبية، جدولة الزيارات، والقدرة على تحمل المسؤولية.

• إدارة التقويم وجدولة المواعيد: تنسيق والحفاظ على تقويم الرئيس التنفيذي (الاجتماعات، المكالمات، زيارات المواقع)؛ إصدار التذكيرات وجمع جميع المواد المطلوبة مسبقًا.
• التواصل الداخلي والخارجي: فرز وتوجيه المكالمات الواردة؛ صياغة وإرسال رسائل البريد الإلكتروني نيابة عن الرئيس التنفيذي؛ استقبال الزوار: إعداد غرف الاجتماعات، ترتيب المشروبات والمواد؛ إدارة المراسلات البريدية والاتصالات الإلكترونية.
• إعداد الوثائق والتقارير: صياغة وتداول محاضر الاجتماعات؛ إعداد العروض التقديمية (PowerPoint)، والتقارير الدورية، والملخصات التنفيذية؛ مراجعة والتحقق من دقة الوثائق الرسمية.
• تنسيق السفر والفعاليات: حجز السفر (جوي، سكك حديدية)، والإقامة، وإدارة مسارات التفصيلية؛ تنظيم الفعاليات داخل المكتب وخارجه (ورش العمل، المؤتمرات، اجتماعات مجلس الإدارة).
• إدارة الملفات والسجلات: تنفيذ والحفاظ على أنظمة حفظ السجلات الإلكترونية والورقية؛ تتبع عقود الشركة المختلفة وتواريخ انتهاء الصلاحية؛ تذكير الرئيس التنفيذي بمواعيد التجديد.
• الدعم الإداري العام: معالجة طلبات الشراء، وتقرير النفقات، والمعاملات النقدية الصغيرة؛ مراقبة تنفيذ قرارات الرئيس التنفيذي بالتواصل مع الأقسام المعنية.

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو دراسات السكرتارية، أو مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في أدوار سكرتارية تنفيذية أو دعم إداري على مستوى عالٍ.
• إتقان اللغة الإنجليزية كتابيًا وشفوياً أمر ضروري.
• إتقان اللغة العربية كتابيًا وشفوياً (يفضل).

• مهارات تنظيم استثنائية وإدارة الوقت.
• الاهتمام بالتفاصيل ودرجة عالية من الدقة.
• القدرة على تحديد أولويات المهام والعمل تحت الضغط.
• قدرات تواصل شفهية وكتابية قوية.
• إجادة متقدمة في مجموعة Microsoft Office.
• القدرة على التكيف والاستجابة السريعة لتغييرات الجداول الزمنية والأولويات.

• تتبع وتشخيص الأعطال في الأنظمة والأجهزة الإلكترونية.
• تقييم كمية وتكاليف مواد الصيانة.
• الإشراف على إجراءات الإصلاح والتحقق من أداء الأجهزة بعد الإصلاح.
• تنفيذ برامج الصيانة الوقائية حسب الإرشادات.
• إعداد وصيانة تقارير ووثائق مفصلة.