Administrative Assistant📣 Job Ad

نبذة عن الدور

تبحث شركة تكامل المشاريع للاستشارات المهنية عن مساعد إداري للانضمام إلى فريقها في الدمام، بالمنطقة الشرقية. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم إدارة المشاريع من خلال تنسيق الأعمال والأنشطة اليومية، ومتابعة تنفيذ الخطط والجداول الزمنية، وضمان تدفق المعلومات بكفاءة بين فرق العمل وأصحاب المصلحة. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين 2 إلى 5 سنوات في مجال ذي صلة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• التنسيق الفعال بين فرق العمل والإدارات المختلفة لضمان سير أعمال المشاريع وفق الخطط المعتمدة.
• متابعة الجداول الزمنية وخطط العمل وتحديثها بشكل دوري لضمان الالتزام بالمواعيد.
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات المتخذة ومتابعة تنفيذها.
• متابعة المهام والإجراءات المفتوحة والتأكد من إغلاقها ضمن المدد المحددة.
• إعداد التقارير الدورية الخاصة بحالة المشاريع ورفعها إلى الإدارة المعنية.
• تنظيم وحفظ وثائق ومستندات المشاريع وفق الأنظمة والإجراءات المعتمدة.
• التنسيق مع العملاء والموردين والاستشاريين فيما يتعلق بالاجتماعات والمتطلبات التشغيلية.
• متابعة طلبات الموارد والتجهيزات اللازمة لضمان استمرارية أعمال المشاريع.
• تقديم الدعم لمدير المشروع في إعداد الخطط والعروض والتقارير المختلفة.
• متابعة المخاطر والمعوقات المحتملة ورفعها إلى مدير المشروع عند الحاجة لاتخاذ الإجراءات المناسبة.
• المساهمة في تحسين إجراءات العمل الخاصة بإدارة المشاريع لزيادة الكفاءة.
• التأكد من تحديث قواعد البيانات وسجلات المشاريع بشكل مستمر ودقيق.

المؤهلات والخبرات

• خبرة عملية تتراوح بين سنتين إلى خمس سنوات في مجال الدعم الإداري أو تنسيق المشاريع.
• فهم جيد لعمليات إدارة المشاريع وأساسياتها.
• القدرة على العمل في بيئة ديناميكية ومتعددة المهام.

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارية ممتازة.
• قدرة عالية على التنسيق والمتابعة الدقيقة.
• مهارات تواصل كتابي وشفوي قوية.
• إتقان استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint).
• القدرة على إعداد التقارير وتوثيق المعلومات بوضوح.

بيئة العمل

يعمل المساعد الإداري ضمن فريق شركة تكامل المشاريع للاستشارات المهنية في مدينة الدمام بالمنطقة الشرقية، في بيئة عمل داعمة تركز على تحقيق أهداف المشاريع بكفاءة. الوظيفة بدوام كامل وتتطلب الالتزام بمهام دعم إدارة المشاريع بشكل يومي.

التقديم للوظيفة

ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم على هذه الفرصة. سيتم التواصل مع المرشحين المؤهلين لمناقشة الخطوات التالية.